6-НДФЛ при увольнении сотрудника: как заполнить

Увольнение — это не только кадровые документы и окончательный расчёт, но и повышенное внимание налоговиков к тому, как работодатель отразил выплаты и НДФЛ. Расчёт 6-НДФЛ — это отчётность налогового агента, в которой работодатель показывает, какие доходы он выплатил физлицам, сколько налога с них удержал и перечислил в бюджет. Ошибка в датах или строках здесь оборачивается требованиями пояснений, уточнёнками и спорами о сроках уплаты.

Выгода правильного заполнения проста: меньше вопросов от инспекции, корректные сроки перечисления налога и уверенность, что выплаты при увольнении — зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие — попали в нужные строки. В статье разберём, что показывает 6-НДФЛ при увольнении и зачем её сдают, как определить дату фактического получения дохода и удержания налога, как разнести выплаты по строкам 110–140 и отразить компенсацию отпуска и выходное пособие. Отдельно остановимся на сроках перечисления НДФЛ и строке 160, на нюансе увольнения в последний день месяца для строк 120 и 160, на способах подачи расчёта и на том, что сверить перед отправкой — контрольные соотношения и типичные ошибки.

Что показывает 6-НДФЛ при увольнении и зачем её сдают

Расчёт 6-НДФЛ — это отчётность налогового агента, в которой работодатель показывает, какие доходы он выплатил физлицам, сколько налога с них удержал и перечислил в бюджет. При увольнении сотрудника отчётность не меняет своей сути, но требует особой аккуратности: дата фактического получения дохода (далее — ДФПД), дата удержания и срок перечисления могут не совпадать с обычным графиком зарплатных выплат. Именно поэтому расчёт по уволенному сотруднику чаще всего становится источником ошибок и уточнёнок.

Сдавать 6-НДФЛ нужно всем организациям и ИП, которые выплачивали доходы физлицам и выступали налоговыми агентами. Отчётность подаётся за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год — нарастающим итогом. Если в отчётном периоде сотрудник уволился и получил окончательный расчёт, эти суммы попадают в разделы 1 и 2 расчёта, а также в приложение к нему — справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ).

Ключевая задача при заполнении — правильно разнести выплаты по датам. Окончательный расчёт при увольнении включает:

• зарплату за отработанные дни месяца увольнения;
• компенсацию за неиспользованные дни отпуска;
• выходное пособие и иные компенсационные выплаты, если они предусмотрены законом или договором;
• прочие начисления, причитающиеся работнику (например, премии, доплаты).

Не все из этих сумм облагаются НДФЛ. Например, выходное пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) налогом не облагается, но должно быть отражено в расчёте как необлагаемая выплата. Компенсация за отпуск — облагаемая часть, и именно она чаще всего попадает в строки 110–140. О том, как разграничить эти суммы, пойдёт речь в следующих разделах.

Отчётность сдаётся не позднее последнего дня месяца, следующего за отчётным периодом. За год — не позднее 25 февраля следующего года. Если срок выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день. Нарушение срока грозит штрафом: 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки, а также блокировкой счёта при задержке более 20 дней. Поэтому важно не только правильно заполнить расчёт, но и вовремя его отправить.

Раздел 1: дата фактического получения дохода и удержания налога

Раздел 1 расчёта 6-НДФЛ — это сводка обобщённых показателей: сколько дохода начислено, сколько налога удержано и перечислено, сколько возвращено. При увольнении важно правильно определить дату фактического получения дохода (ДФПД) и дату удержания налога. От этих дат зависит, в каком отчётном периоде отразить выплату и когда перечислить налог.

По общему правилу для доходов в виде оплаты труда ДФПД — последний день месяца, за который начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник увольняется до окончания месяца, то датой получения дохода по зарплате будет последний рабочий день, за который она начислена. Это правило действует и для компенсации за неиспользованный отпуск: ДФПД — день выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Дата удержания налога — день фактической выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). При увольнении окончательный расчёт производится в последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в этот день не работал, расчёт выплачивается не позднее следующего дня после его обращения. Соответственно, дата удержания НДФЛ — день выплаты окончательного расчёта.

В разделе 1 отражаются два блока: первый — по ставке 13% (или 15% для высоких доходов), второй — по ставке 15% (если применимо). В каждом блоке заполняются строки:

• 020 — сумма начисленного дохода;
• 021 — сумма дохода в виде дивидендов (при наличии);
• 022 — сумма дохода в виде процентов по вкладам (при наличии);
• 030 — сумма налоговых вычетов;
• 040 — сумма исчисленного налога;
• 050 — сумма фиксированных авансовых платежей (для иностранных работников);
• 060 — количество физлиц, получивших доход;
• 070 — сумма удержанного налога;
• 080 — сумма налога, не удержанная налоговым агентом;
• 090 — сумма налога, возвращённая налоговым агентом.

При увольнении в разделе 1 важно не запутаться с датами: если окончательный расчёт выплачен в одном отчётном периоде, а зарплата за предыдущий месяц — в другом, суммы попадут в разные блоки. Например, сотрудник уволился 15 марта, получил расчёт 15 марта, а зарплату за февраль — 5 марта. В разделе 1 за I квартал обе выплаты отразятся, но в разных строках по датам. Главное — не задвоить суммы и не пропустить удержанный налог.

Раздел 2: выплаты при увольнении в строках 110–140

Раздел 2 6-НДФЛ — это календарь выплат и удержаний. Каждый блок строк 110–140 описывает одну дату получения дохода и соответствующий ей срок перечисления. При увольнении блоков может быть несколько: зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (в части, облагаемой НДФЛ), больничный. Для каждой выплаты — своя дата получения дохода и свой срок.

Строка 110 — дата фактического получения дохода. Для зарплаты при увольнении это последний рабочий день, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Для компенсации отпуска и выходного пособия — день выплаты. Для больничного — день выплаты пособия. Строка 112 — сумма дохода по этой дате. Строка 120 — срок перечисления налога, а не дата удержания. Строка 130 — сумма фактически полученного дохода (начисленная, без вычета налога). Строка 140 — сумма удержанного налога.

Пример. Сотрудник увольняется 30 июня. Начислено: зарплата за июнь — 60 000 ₽, компенсация за неиспользованный отпуск — 20 000 ₽. Обе суммы выплачены 30 июня. НДФЛ удержан в день выплаты. Срок перечисления — 1 июля (следующий рабочий день). В разделе 2 заполняется один блок: строка 110 — 30.06, строка 112 — 80 000 ₽, строка 120 — 01.07, строка 130 — 80 000 ₽, строка 140 — сумма налога (например, 10 400 ₽ при ставке 13%). Если в этот же день выплачен больничный 5 000 ₽, появляется второй блок: строка 110 — 30.06, строка 120 — 30.06 (последнее число месяца), строка 130 — 5 000 ₽, строка 140 — налог с этой суммы.

Что проверить перед сдачей:

• Строка 120 не должна содержать дату удержания — только срок перечисления. Если сомневаетесь, сверьтесь с производственным календарём: следующий рабочий день после даты выплаты.
• Строка 130 — это начисленный доход, а не сумма к выплате. Не уменьшайте её на НДФЛ.
• Строка 140 — налог, удержанный именно с этой выплаты. Сумма строк 140 по всем блокам должна совпадать с суммой налога, отражённой в разделе 1 по соответствующему периоду.
• Если выплата приходится на последний день месяца, а срок перечисления — на следующий месяц, блок всё равно включается в расчёт за тот период, в котором выплачен доход.

Выходное пособие облагается НДФЛ только в части, превышающей трёхкратный средний месячный заработок (шестикратный — для районов Крайнего Севера). Если превышения нет, выплата в разделе 2 не отражается. Если есть — включайте облагаемую часть в строку 130 и налог с неё в строку 140, с датой получения дохода по дню выплаты.

Компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие в расчёте

Компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие — две выплаты, которые чаще всего вызывают вопросы при заполнении 6-НДФЛ. Разберём каждую отдельно.

Компенсация за неиспользованный отпуск. Это денежная выплата за все неиспользованные дни отпуска, накопившиеся у сотрудника. Она облагается НДФЛ в полном объёме (п. 3 ст. 217 НК РФ). Дата фактического получения дохода — день выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ). Дата удержания — также день выплаты. Срок перечисления — не позднее следующего рабочего дня после выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). В расчёте компенсация отражается в разделе 1 (строка 020) и в разделе 2 (строки 110–140) отдельным блоком, если дата выплаты отличается от даты выплаты зарплаты.

Выходное пособие. Не облагается НДФЛ в части, не превышающей трёхкратный средний месячный заработок (шестикратный — для работников Крайнего Севера и приравненных местностей) (п. 1 ст. 217 НК РФ). Сумма превышения облагается налогом. В расчёте необлагаемая часть отражается в разделе 1 как доход с кодом 2010 (или иным, в зависимости от основания) и не включается в строки 110–140. Облагаемая часть включается в общий порядок: ДФПД — день выплаты, удержание — день выплаты, срок — следующий рабочий день.

Пример: сотрудник уволен 15 марта, ему выплачена компенсация за 10 дней отпуска — 15 000 ₽ и выходное пособие — 60 000 ₽. Средний месячный заработок — 30 000 ₽. Трёхкратный размер — 90 000 ₽. Выходное пособие 60 000 ₽ не превышает этот лимит, поэтому НДФЛ не облагается. Компенсация 15 000 ₽ облагается НДФЛ по ставке 13% — налог 1 950 ₽. В расчёте: раздел 1 — строка 020 = 75 000 ₽ (15 000 + 60 000), строка 040 = 1 950 ₽; раздел 2 — блок по компенсации: строка 110 = 15.03, строка 120 = 15.03, строка 130 = 16.03 (следующий рабочий день), строка 140 = 1 950 ₽. Выходное пособие в разделе 2 не отражается.

Если выходное пособие превышает лимит, например 100 000 ₽ при лимите 90 000 ₽, то облагаемая часть — 10 000 ₽. НДФЛ с неё — 1 300 ₽. В разделе 2 появится отдельный блок: строка 110 = 15.03, строка 120 = 15.03, строка 130 = 16.03, строка 140 = 1 300 ₽. Важно не забыть отразить необлагаемую часть в разделе 1, чтобы инспекция видела всю сумму выплат.

Сроки перечисления НДФЛ и как их отразить в строке 160

В 6-НДФЛ срок перечисления налога и факт его удержания разведены по разным строкам. Строка 120 раздела 2 фиксирует дату, не позднее которой налог должен быть перечислен в бюджет. Строка 160 раздела 1 показывает сумму налога, которую налоговый агент удержал, но ещё не перечислил на момент сдачи расчёта. Это не срок и не дата — это денежный показатель. Путать их нельзя: ошибка в строке 160 искажает обязательства агента, а ошибка в строке 120 — календарь платежей.

При увольнении действует общее правило: НДФЛ с выплат, произведённых в последний рабочий день, перечисляется не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если день увольнения приходится на пятницу, срок сдвигается на понедельник; если перед праздниками — на первый рабочий день после них. Для больничных и отпускных действует отдельный срок — последнее число месяца, в котором они выплачены. Поэтому при увольнении в один день могут возникнуть две разные даты перечисления: зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск идут по «следующему рабочему дню», а пособие по временной нетрудоспособности — по «последнему числу месяца».

В строке 160 раздела 1 отражается налог, удержанный с начала года и не перечисленный на отчётную дату. Для увольнения это означает: если вы выплатили расчёт 30 июня, а НДФЛ перечислили 1 июля, то в расчёте за полугодие строка 160 должна содержать сумму налога с этих выплат. Если налог перечислен в тот же день, что и выплата, строка 160 по этому эпизоду будет нулевой — налог удержан и погашен, задолженности перед бюджетом нет.

Практический алгоритм для бухгалтера:

1. Определите дату фактического получения дохода (ст. 223 НК РФ). Для зарплаты при увольнении это последний рабочий день, за который она начислена; для компенсации отпуска — день выплаты.
2. Определите дату удержания налога — день фактической выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
3. Определите срок перечисления по строке 120: следующий рабочий день для зарплаты и компенсации, последнее число месяца для больничного.
4. Проверьте, перечислен ли налог на дату сдачи расчёта. Если нет — сумма попадает в строку 160 раздела 1.
5. Сверьте строку 160 с сальдо расчётов с бюджетом в личном кабинете налогоплательщика — расхождение сигнализирует о неверно указанном сроке или сумме.

Типичная ошибка — включать в строку 160 налог, который уже перечислен, но по ошибке отражён в другом периоде. Это завышает задолженность и может привести к требованию пояснений от налоговой. Обратная ошибка — не показывать в строке 160 удержанный, но не перечисленный налог: инспекция увидит расхождение с данными ЕНС и начислит пени.

Увольнение в последний день месяца: как заполнить строки 120 и 160

Увольнение 30 или 31 числа создаёт пограничную ситуацию: расчёт выплачен в последний день месяца, а срок перечисления НДФЛ с зарплаты — следующий рабочий день, который попадает уже на другое число, иногда на другой месяц. В строке 120 раздела 2 указывается именно этот срок — дата, не позднее которой налог должен поступить в бюджет. Не дата удержания и не дата выплаты. Если следующим рабочим днём будет 1-е число следующего месяца, в строке 120 отражается эта дата, даже если она относится к другому отчётному периоду.

Строка 160 раздела 1 в этой ситуации зависит от того, успели ли вы перечислить налог до сдачи расчёта. Рассмотрим три сценария.

Отдельно про больничный: если сотрудник увольняется 30 июня и в этот же день получает пособие, срок по нему — 30 июня (последнее число месяца). В строке 120 по этому блоку выплат будет стоять 30 июня, а не 1 июля. Это значит, что в разделе 2 появятся две строки с разными сроками: одна для зарплаты и компенсации, другая для пособия.

Порядок заполнения при увольнении в последний день месяца:

1. Разделите выплаты на группы по сроку перечисления: зарплата и компенсация отпуска — следующий рабочий день; больничный — последнее число месяца.
2. В разделе 2 заполните отдельные блоки строк 110–140 для каждой группы. В строке 120 укажите срок перечисления, в строке 130 — сумму фактически полученного дохода (без вычета налога).
3. В разделе 1 проверьте строку 160: если налог с июньских выплат не перечислен до сдачи расчёта за полугодие, сумма отражается здесь.
4. Сверьте данные с уведомлением об исчисленных суммах налога, поданным в налоговую: суммы и сроки в уведомлении и в строке 120 должны совпадать.

Если сотрудник увольняется 31 числа, а 1-е число следующего месяца — выходной, срок перечисления сдвигается на первый рабочий день. В строке 120 указывается именно он. Не ставьте туда дату удержания — это приведёт к тому, что налоговая увидит просрочку там, где её нет, или наоборот не увидит реального нарушения.

Как подать расчёт: через оператора, в налоговой или на бумаге

Сдать 6-НДФЛ можно несколькими способами. Выбор зависит от численности сотрудников и технических возможностей. Рассмотрим каждый вариант.

1. Через оператора электронного документооборота (ЭДО). Это самый распространённый способ для организаций и ИП с сотрудниками. Расчёт формируется в бухгалтерской программе, подписывается электронной подписью и отправляется через оператора связи (например, «Такском», «Контур», «Калуга Астрал»). Подтверждение доставки — квитанция от налоговой. Этот способ обязателен для организаций со среднесписочной численностью более 25 человек, а также для вновь созданных организаций с численностью более 25 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ).
2. Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Для ИП и организаций с численностью до 25 человек доступна отправка через ЛК. Нужна электронная подпись, полученная в удостоверяющем центре. Расчёт загружается в формате XML или формируется в самом кабинете. Подтверждение — квитанция о приёме.
3. На бумаге. Лично в налоговую инспекцию или по почте заказным письмом с описью вложения. Этот способ доступен, если среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год не превышает 25 человек. Бумажный расчёт заполняется печатными буквами, без помарок и исправлений. При отправке по почте дата сдачи — дата почтового отправления (по штемпелю).

При увольнении сотрудника сроки сдачи 6-НДФЛ не меняются: расчёт подаётся за отчётный период (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год) не позднее последнего дня месяца, следующего за отчётным периодом. За год — не позднее 25 февраля. Если срок выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день. Например, за 2025 год — не позднее 25 февраля 2026 года (если 25 февраля — рабочий день).

Если увольнение произошло в последний день месяца, расчёт за этот период сдаётся в общем порядке. Не нужно подавать отдельный расчёт только по уволенному сотруднику — все данные включаются в общую отчётность. Если организация закрывается или прекращает деятельность, расчёт подаётся за последний налоговый период до даты снятия с учёта.

Что сверить перед отправкой: контрольные соотношения и типичные ошибки

Перед отправкой 6-НДФЛ полезно проверить контрольные соотношения, которые ФНС использует для автоматической проверки. Это поможет избежать штрафов и уточнёнок. Вот основные соотношения:

• Строка 020 (сумма начисленного дохода) не должна быть меньше суммы строк 110–140 по всем блокам раздела 2.
• Строка 040 (исчисленный налог) должна быть равна сумме строк 140 по всем блокам раздела 2.
• Строка 070 (удержанный налог) не должна быть меньше строки 040 (исчисленный налог) за вычетом строки 080 (неудержанный налог).
• Строка 060 (количество физлиц) должна соответствовать количеству справок о доходах в приложении.
• Сумма строк 140 по всем блокам раздела 2 должна быть равна сумме строк 070 и 080 раздела 1 (с учётом возвратов).

Типичные ошибки при заполнении 6-НДФЛ при увольнении:

1. Неверная дата фактического получения дохода. Например, зарплата за март выплачена 31 марта, а ДФПД указана 30 марта. Это приводит к искажению сроков перечисления и может вызвать вопросы у инспекции.
2. Неверная дата удержания налога. Указывают дату начисления, а не дату выплаты. Удержание происходит только при фактической выплате дохода.
3. Неверный срок перечисления. Указывают дату выплаты вместо следующего рабочего дня. Это особенно критично, если выплата произведена в пятницу или перед праздниками.
4. Включение необлагаемых сумм в строки 110–140. Выходное пособие в пределах лимита не облагается НДФЛ и не должно попадать в раздел 2. Его нужно отразить в разделе 1 как необлагаемый доход.
5. Задвоение сумм. Когда зарплата и компенсация за отпуск выплачены в один день, но с разными датами получения дохода, их нужно отразить в разных блоках. Если объединить в один блок, сумма налога будет неверной.
6. Отсутствие справки о доходах на уволенного сотрудника. В приложении к расчёту должна быть справка с указанием всех выплат и налога. Если сотрудник уволился, справка всё равно подаётся за период его работы.

Проверьте, что суммы в разделе 1 и разделе 2 согласуются между собой, а даты соответствуют фактическим выплатам. Если обнаружена ошибка после сдачи, подайте уточнённый расчёт с корректными данными. Уточнёнка сдаётся по той же форме, что и первичный расчёт, с указанием номера корректировки. Штраф за ошибки, не приведшие к занижению налога, — 500 ₽ (ст. 126.1 НК РФ). Если ошибка привела к недоплате налога, штраф — 20% от неуплаченной суммы, но не менее 1 000 ₽ (ст. 123 НК РФ).

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.