Страховые взносы в ЕФС-1: что нужно знать

Главное

• ИП на УСН «доходы» может уменьшить налог на сумму уплаченных фиксированных страховых взносов.
• Фиксированные страховые взносы ИП платит независимо от наличия дохода, их сумма ежегодно индексируется.
• При годовом доходе ИП свыше 300 000 ₽ дополнительно уплачивается 1% с суммы превышения.
• Для самозанятых (НПД) страховые взносы являются добровольными, обязательных платежей нет.

Каждый предприниматель сталкивается с вопросом: как правильно платить страховые взносы и не переплачивать? Разобраться в ЕФС-1 — значит сэкономить время и деньги. ИП обязан перечислять фиксированные взносы за себя независимо от дохода, а на УСН «доходы» эти платежи напрямую уменьшают налог. Для самозанятых всё проще: взносы добровольны, а ставка налога — 4% или 6% в зависимости от клиента. В статье разберём, какие суммы ждать в 2025 году, как выбрать выгодный режим и не попасть на штрафы.

Для чего предназначена форма ЕФС-1

Форма ЕФС-1 — это единый отчёт, который с 2023 года заменил сразу несколько прежних форм персонифицированного учёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и частично 4-ФСС. Она предназначена для передачи в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР и ФСС) сведений о трудовой деятельности, страховом стаже и начисленных страховых взносах. Главная цель ЕФС-1 — собрать в одном документе данные, необходимые для расчёта будущих пенсий и пособий, а также для контроля за уплатой взносов.

Для работодателей и индивидуальных предпринимателей с сотрудниками ЕФС-1 — обязательный ежеквартальный отчёт. Его сдают в СФР по месту регистрации. Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Например, за I квартал 2025 года отчёт нужно подать до 25 апреля 2025 года. За опоздание или ошибки — штрафы, о которых мы расскажем ниже.

Важно понимать: ЕФС-1 не заменяет полностью расчёт по страховым взносам (РСВ), который сдаётся в налоговую. Это два разных отчёта с разными целями. ЕФС-1 — про стаж и персональные данные, РСВ — про суммы взносов в целом по организации. Но они связаны: суммы взносов из РСВ должны совпадать с теми, что вы указываете в разделе 2 ЕФС-1. Подробнее о сверке — в отдельном разделе.

Какие страховые взносы попадают в ЕФС-1

В ЕФС-1 отражаются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС) и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). Взносы на обязательное медицинское страхование (ОМС) в ЕФС-1 не включаются — они остаются только в РСВ. То есть в раздел 2 ЕФС-1 попадают те же взносы, что вы начисляете с выплат сотрудникам: на пенсию (22% в пределах единой предельной базы, 10% сверх неё) и на социальное страхование (2,9% в пределах базы, сверх — 0%).

Для ИП без сотрудников ситуация иная. ИП платит фиксированные страховые взносы за себя независимо от наличия дохода (сумма индексируется ежегодно), плюс 1% с дохода свыше 300 000 ₽ в год. Эти взносы ИП отражает в своей декларации по УСН или в РСВ (если он работодатель), но в ЕФС-1 они не попадают. ЕФС-1 — только для застрахованных лиц, то есть сотрудников, с которыми заключён трудовой или гражданско-правовой договор.

Если вы применяете УСН «доходы», то можете уменьшать налог на сумму уплаченных страховых взносов (как за себя, так и за сотрудников). Но в ЕФС-1 это уменьшение не отражается — вы просто фиксируете начисленные взносы за работников. Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход) страховые взносы платят добровольно, и если они не нанимают сотрудников, ЕФС-1 им сдавать не нужно.

Где в разделе 2 ЕФС-1 отразить суммы взносов: поля и графы

Раздел 2 ЕФС-1 называется «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Да, это взносы на травматизм — отдельный вид, который не входит в единый тариф. Ставка зависит от класса профессионального риска (от 0,2% до 8,5%). В этом разделе вы указываете сумму начисленных взносов за отчётный период (квартал).

Основные поля раздела 2:

• Графа 1 — код тарифа (например, 01 для основного тарифа, 02 для льготного и т.д.).
• Графа 2 — количество застрахованных лиц, на которых начислены взносы.
• Графа 3 — выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физлиц (база для начисления взносов).
• Графа 4 — сумма начисленных страховых взносов (рассчитывается как база × тариф).

Обратите внимание: в разделе 2 ЕФС-1 не отражаются взносы на ОПС и ВНиМ — для них есть отдельный подраздел 1.1 и 1.2 в РСВ. ЕФС-1 по взносам на травматизм — это самостоятельный блок. Если у вас нет сотрудников или вы не ведёте деятельность, связанную с производственным травматизмом (например, офисные работники), ставка может быть минимальной — 0,2%. Но отчёт сдать всё равно нужно, если есть хотя бы один застрахованный.

Пошаговое заполнение подраздела 2.1 по страховым взносам

Подраздел 2.1 — это детализация начисленных взносов на травматизм по каждому месяцу отчётного квартала. Заполняется он так:

Шаг 1. Укажите отчётный период (код: 21 — I квартал, 31 — полугодие, 33 — девять месяцев, 34 — год).

Шаг 2. В строке 010 укажите количество застрахованных лиц на начало периода. Это число должно совпадать с количеством сотрудников, с которыми у вас заключены договоры (трудовые или ГПХ).

Шаг 3. В строках 020–022 укажите выплаты в пользу физлиц за каждый месяц квартала. Например, за январь — строка 020, за февраль — 021, за март — 022. Сумма берётся из расчётной ведомости — это все облагаемые взносами на травматизм выплаты (зарплата, премии, отпускные и т.д.).

Шаг 4. В строках 030–032 укажите сумму начисленных взносов за каждый месяц. Рассчитывается как выплаты (строка 020) × тариф (например, 0,2%). Если тариф менялся в течение года (например, из-за изменения класса риска), нужно указать новый тариф с месяца изменения.

Шаг 5. В строке 040 укажите итоговую сумму взносов за квартал (сумма строк 030–032). Эта цифра должна совпадать с суммой в графе 4 раздела 2.

Важно: если вы применяете пониженный тариф (например, для IT-компаний или малого бизнеса), убедитесь, что код тарифа в графе 1 соответствует вашему льготному статусу. Иначе СФР может посчитать, что вы занизили взносы.

Пример расчёта сумм для ЕФС-1 за квартал

Допустим, у вас небольшое ООО на УСН «доходы» с одним сотрудником. Класс профессионального риска — 1 (ставка взносов на травматизм — 0,2%). За I квартал 2025 года сотруднику начислено: январь — 50 000 ₽, февраль — 50 000 ₽, март — 55 000 ₽ (с учётом премии).

Рассчитываем взносы на травматизм за каждый месяц:

• Январь: 50 000 ₽ × 0,2% = 100 ₽.
• Февраль: 50 000 ₽ × 0,2% = 100 ₽.
• Март: 55 000 ₽ × 0,2% = 110 ₽.

Итого за квартал: 100 + 100 + 110 = 310 ₽.

В ЕФС-1 в разделе 2 вы заполняете:

• Графа 1 — код тарифа 01 (основной).
• Графа 2 — 1 (один сотрудник).
• Графа 3 — 155 000 ₽ (сумма выплат за квартал).
• Графа 4 — 310 ₽ (сумма начисленных взносов).

В подразделе 2.1 в строках 020–022 указываете помесячные выплаты (50 000, 50 000, 55 000), в строках 030–032 — помесячные взносы (100, 100, 110). Строка 040 — итог 310 ₽.

Обратите внимание: взносы на ОПС и ВНиМ (22% и 2,9%) в ЕФС-1 не попадают — они остаются в РСВ. Если у вас есть сотрудники по договорам ГПХ, взносы на травматизм на них начисляются, только если это прямо указано в договоре. Обычно по умолчанию — нет, но можно прописать.

Сверка данных ЕФС-1 и РСВ по взносам

Хотя ЕФС-1 и РСВ сдаются в разные ведомства (СФР и ФНС соответственно), данные по взносам на травматизм должны быть согласованы. В РСВ взносы на травматизм не отражаются — они выделены в отдельный вид. Но есть косвенная связь: база для начисления взносов на травматизм (выплаты сотрудникам) должна совпадать с базой для взносов на ОПС и ВНиМ в РСВ, если у вас нет необлагаемых выплат (например, пособий за счёт СФР).

Как проверить: возьмите сумму выплат из графы 3 раздела 2 ЕФС-1 и сравните с суммой выплат из подраздела 1.1 РСВ (строка 030). Если есть расхождения, нужно разобраться: возможно, вы включили в ЕФС-1 выплаты, которые не облагаются взносами на травматизм (например, дивиденды), или наоборот — забыли что-то. Также проверьте количество застрахованных лиц: в ЕФС-1 и РСВ оно должно совпадать.

Если вы обнаружили ошибку в ЕФС-1 после сдачи, можно подать корректировку. Для этого заполняется новый отчёт с признаком «корректирующий» и правильными данными. Штраф за ошибку — до 500 ₽ за каждого сотрудника, по которому допущена неточность. Если ошибка привела к занижению взносов, штраф может быть больше — до 20% от недоимки (но не менее 1 000 ₽).

Типичные ошибки при отражении взносов

Самая частая ошибка — путаница между видами взносов. Начинающие бухгалтеры иногда пытаются вписать в раздел 2 ЕФС-1 взносы на ОПС или ОМС, хотя туда относятся только взносы на травматизм. В результате отчёт возвращают на исправление, а время на сдачу уходит. Вторая по популярности ошибка — неверный код тарифа. Например, малый бизнес, применяющий пониженный тариф (15% с выплат сверх МРОТ), может ошибочно указать код 01 вместо 20, что приведёт к неверному расчёту взносов.

Третья ошибка — расхождение между помесячными и итоговыми суммами. В подразделе 2.1 сумма строк 030–032 должна точно равняться строке 040. Если вы округлили копейки в одном месяце, а в другом нет, может возникнуть расхождение в 1 копейку. СФР такие ошибки не прощает — отчёт не пройдёт контроль. Четвёртая ошибка — несоответствие количества застрахованных лиц. Если в январе у вас работало 5 человек, а в феврале — 4, нужно указать среднее значение за квартал, а не просто сложить. Формула: (число за январь + число за февраль + число за март) / 3.

Пятая ошибка — забывают включить выплаты по договорам ГПХ, если в них прописаны взносы на травматизм. И наоборот: включают выплаты, по которым взносы на травматизм не начисляются (например, больничные за счёт СФР). Чтобы избежать этих ошибок, советуем вести отдельный регистр по взносам на травматизм и сверять его с расчётной ведомостью перед сдачей ЕФС-1.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1 по взносам

За ошибки в ЕФС-1 предусмотрена административная ответственность по статье 15.33.2 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц (например, бухгалтера или директора) — от 300 до 500 ₽. Но это не единственное наказание. Если ошибка привела к занижению взносов на травматизм, СФР может доначислить недоимку и пени. Пени начисляются за каждый день просрочки, начиная с 26-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, по ставке 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ.

Кроме того, за непредставление ЕФС-1 в срок или представление неполных/недостоверных сведений предусмотрен штраф по статье 17.1 Федерального закона № 27-ФЗ: 500 ₽ за каждого застрахованного лица, по которому допущена ошибка. Если у вас 10 сотрудников, а вы ошиблись в данных по всем — штраф составит 5 000 ₽. Если отчёт не сдан вообще — штраф может быть до 5 000 ₽ для должностных лиц и до 50 000 ₽ для организации.

Чтобы минимизировать риски, рекомендуем:

• Проверять ЕФС-1 через бесплатные сервисы СФР (например, «Проверка ЕФС-1» на сайте СФР).
• Сверять данные с РСВ и расчётной ведомостью перед отправкой.
• Подавать отчёт заранее, чтобы успеть исправить ошибки до дедлайна.
• Если обнаружили ошибку после сдачи — подать корректировку как можно быстрее. За самостоятельное исправление до обнаружения СФР штраф не начисляется.

Часто спрашивают

Сколько ИП платит страховых взносов за себя?

ИП платит фиксированные страховые взносы за себя ежегодно (сумма индексируется), а также 1% с дохода свыше 300 000 ₽ в год. На УСН «доходы» эти взносы уменьшают налог.

Какой лимит дохода для самозанятых?

Лимит дохода для самозанятых составляет 2,4 млн ₽ в год. При превышении этой суммы теряется право на применение налога на профессиональный доход.

Можно ли не платить страховые взносы при самозанятости?

Да, страховые взносы для самозанятых добровольны. Декларации и онлайн-кассы при этом не требуются.

Как уменьшить налог на УСН на страховые взносы?

На УСН «доходы» страховые взносы, уплаченные ИП за себя, уменьшают налог. Это регулируется статьей 430 НК РФ.

Нужно ли платить взносы, если у ИП нет дохода?

Да, ИП обязан платить фиксированные страховые взносы за себя независимо от наличия дохода. Сумма ежегодно индексируется.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.