Сроки сдачи отчётности в СФР: календарь и правила

Главное

• Сроки сдачи отчётности в СФР различаются по видам отчётов, поэтому ключевые даты нужно держать в сводной таблице «отчёт → периодичность → крайний срок → куда сдавать», а не выискивать по тексту.
• Срок отсчитывается по-разному: от даты события (кадровые изменения) или от даты выплаты (взносы и пособия) — от этого зависит, когда наступает крайний срок.
• Если крайний срок выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день — это общее правило для всех отчётов в СФР.
• При пропуске срока действуйте по порядку: сдать отчёт, при необходимости подать уточнённый расчёт или корректировку, зафиксировать причину и проверить смежные сроки.
• После отправки убедитесь, что отчётность принята без ошибок: проверьте статус приёма и протокол обработки, а не только факт отправки.

Сроки сдачи отчётности в СФР — один из тех вопросов, где ошибка в один день оборачивается штрафом, а неправильный расчёт даты события путает всю отчётность за период. Кадровые события — приём, увольнение, перевод, отпуск по уходу — требуют отчёта в сжатые сроки, а регулярная отчётность по взносам идёт по квартальному графику. Разобраться, какая форма и какой дедлайн применяются в конкретном случае, — значит закрыть вопрос до того, как он станет проблемой.

В статье — сводная таблица отчётов с периодичностью, крайними сроками и адресатом сдачи, правила расчёта даты (от события или от выплаты) и разбор типичных ситуаций: болезнь сотрудника в середине месяца, приём и увольнение в один день, декрет и отпуск по уходу за ребёнком. Отдельно — что делать, если срок уже пропущен, и как проверить, что отчётность принята без ошибок.

Какие отчёты в СФР сдавать и в какие сроки

С 2023 года администрирование страховых взносов перешло к ФНС, и это изменило не только платёжные реквизиты, но и логику отчётности. Работодатель взаимодействует с двумя ведомствами параллельно: в налоговую сдаёт расчёт по страховым взносам (РСВ) за всех застрахованных, а в Социальный фонд — форму ЕФС-1 по отдельным кадровым событиям и взносам на травматизм. Поэтому вопрос «сроки сдачи отчётности в СФР» на практике означает не один документ, а связку отчётов с разной периодичностью.

РСВ — квартальный отчёт. Его сдают за каждый квартал не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом (ст. 431 НК РФ). Взносы при этом перечисляют ежемесячно единым налоговым платежом не позднее 28-го числа следующего месяца. ЕФС-1 — отчёт событийный: он подаётся не по календарю, а по факту приёма, перевода, увольнения, отпуска по уходу, больничного и других кадровых действий. Именно из-за этого «сроки в СФР» нельзя выучить один раз — они привязаны к дате события, а не к концу месяца.

Сводная картина по видам отчётности выглядит так:

Отчёт	Периодичность	Крайний срок	Куда сдавать
РСВ	Квартально	25-е число месяца после квартала	ФНС
Уплата взносов (ЕНП)	Ежемесячно	28-е число следующего месяца	ФНС
ЕФС-1, подраздел 1.1 (приём/увольнение)	По событию	Следующий рабочий день после издания приказа	СФР
ЕФС-1, подраздел 1.1 (перевод, отпуск по уходу и др.)	По событию	Не позднее 25-го числа месяца после события	СФР
ЕФС-1, раздел 2 (взносы на травматизм)	Квартально	25-е число месяца после квартала	СФР

Обратите внимание на ключевую развилку: приём и увольнение — самые «быстрые» события, по ним отчитываются буквально на следующий рабочий день. Остальные кадровые изменения дают запас до 25-го числа. Если последний день срока выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший следующий рабочий день — это общее правило, действующее и для налоговой, и для фонда.

Отдельно про взносы на травматизм: они уплачиваются ежемесячно в СФР, а отчитываются по ним в составе ЕФС-1 раздела 2 ежеквартально. Не путайте с ЕНП: травматизм идёт напрямую в фонд, а не в налоговую. Ошибка в адресате платежа — частая причина, по которой деньги «зависают» и появляется недоимка при формально сданном отчёте.

Практический ориентир для бухгалтера: держите два независимых напоминания — календарное (25-е и 28-е числа) и событийное (на следующий рабочий день после приказа о приёме или увольнении). Второе важнее, потому что пропустить его легче всего: приказ подписан в пятницу, а отчёт нужно подать уже в понедельник.

Как считать срок: от даты события или от выплаты

Срок зависит от того, что именно вы сдаёте. Для кадровых сведений (приём, увольнение, перевод, отпуск по уходу) точка отсчёта — дата события: день издания приказа, заключения или расторжения трудового договора. Отсчёт идёт не от даты выплаты зарплаты и не от даты фактического выхода сотрудника, а от документа, который фиксирует кадровое решение. Если приказ издан в пятницу, срок сдвигается на следующий рабочий день — отчёт подаётся не позднее понедельника.

Для отчётности по взносам и стажу точка отсчёта — отчётный период (квартал, год), а не дата выплаты. То есть неважно, когда именно вы перечислили зарплату сотруднику, — важно, в каком квартале начислены выплаты. Взносы при этом перечисляются ежемесячно, а отчётность по ним — по итогам квартала. Эти два срока не совпадают, и их легко перепутать.

Есть нюанс с датой приёма и увольнения. Если сотрудник принят 1-го числа, приказ может быть издан заранее, но сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если приказ издан в день фактического выхода — отсчёт идёт от этой даты. Для увольнения — от даты приказа об увольнении, а не от последнего рабочего дня, хотя на практике они часто совпадают.

Отдельно про отпуск по уходу за ребёнком: сведения подаются при издании приказа о предоставлении отпуска, а не при каждом перечислении пособия. Дальше отчётность идёт в общем порядке — по итогам квартала и года.

Практическое правило: заведите в кадровом учёте отдельный журнал событий с датой приказа. Тогда срок «следующий рабочий день» не будет теряться за квартальными отчётами. Для регулярных форм поставьте напоминание за 5 рабочих дней до 25-го числа — этого достаточно, чтобы собрать данные и проверить их.

Ситуация: сотрудник заболел в середине месяца

Болезнь сотрудника сама по себе не создаёт кадрового события для ЕФС-1 — больничный не требует подачи сведений о трудовой деятельности. Отчётность по взносам и стажу идёт в обычном режиме: выплаты по больничному включаются в базу за тот квартал, в котором они начислены, и попадают в квартальную отчётность.

Но есть два момента, которые требуют внимания:

1. Пособие по временной нетрудоспособности. Первые три дня оплачивает работодатель, остальное — СФР. Сведения для назначения пособия фонд получает от работодателя в электронном виде через систему социального электронного документооборота (СЭДО). Это не отчётность в чистом виде, но сроки здесь короткие: реестр или сведения нужно передать в течение 5 рабочих дней с момента получения больничного листа. Пропуск этого срока — частая причина задержки выплаты сотруднику.
2. Стаж и взносы. Период болезни входит в страховой стаж, поэтому в годовой отчётности он отражается как период работы. Специально подавать сведения о болезни не нужно — она не прерывает трудовые отношения.

Если болезнь переросла в длительное отсутствие и сотрудник уходит на инвалидность или меняет условия труда, это уже кадровое событие: перевод оформляется приказом, и сведения подаются не позднее следующего рабочего дня.

Типичная ошибка — считать, что раз сотрудник болеет, отчётность за квартал можно сдать позже. Нет: сроки по РСВ и ЕФС-1 не привязаны к фактическому присутствию сотрудника. Другая ошибка — затягивать передачу сведений в СЭДО, из-за чего сотрудник не получает пособие в срок и обращается с жалобой.

Что делать: проверьте, что больничный закрыт и сведения переданы в фонд, а выплаты включены в базу текущего квартала. Если больничный переходящий (открыт в одном месяце, закрыт в другом), пособие начисляется по дате закрытия, а не по дате открытия.

Ситуация: приняли и уволили работника в один день

Кейс, который вызывает больше всего споров: сотрудника оформили и в тот же день расторгли с ним трудовой договор. Это возможно, например, при краткосрочных подрядах, сезонных работах, замещении на один день или при отмене приёма по инициативе работника. Вопрос — сколько отчётов ЕФС-1 подавать и в какой срок.

Правило здесь однозначное: приём и увольнение — два самостоятельных кадровых события, и каждое требует отдельной записи в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Объединять их в одну строку нельзя: у приёма и увольнения разные даты события, разные основания и разные реквизиты приказа. Соответственно, подаются две записи — даже если они уходят одним файлом в один день.

Сроки в этом кейсе совпадают: оба события относятся к категории «приём/увольнение», по которой отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если приказ об увольнении подписан в тот же день, что и приказ о приёме, крайний срок у обеих записей один и тот же — следующий рабочий день.

Порядок действий, чтобы не запутаться:

1. Издайте два отдельных приказа — о приёме и об увольнении — с разными номерами и датами (даже если дата календарно совпадает).
2. Сформируйте в ЕФС-1 две записи в подразделе 1.1: одну по приёму, вторую по увольнению, каждая со своим основанием.
3. Проверьте, что в записи об увольнении указана корректная дата прекращения договора и статья ТК РФ.
4. Отправьте отчёт не позднее следующего рабочего дня после подписания приказов.
5. Сохраните подтверждение приёма от СФР — оно понадобится, если возникнет спор о своевременности.

Типичная ошибка — попытка сэкономить и подать одну запись «принят и уволен». Фонд такие данные не примет к зачёту: в стаж работника не попадёт период, а по взносам возникнет расхождение с РСВ. Исправлять придётся корректирующей формой, а это дополнительное время и риск штрафа за недостоверные сведения.

Второй нюанс — выплаты. Даже за один день работы сотруднику положены начисление зарплаты и страховые взносы, которые попадут в ближайший РСВ и в ЕФС-1 раздела 2. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в день приёма не возникает (право на отпуск не успело появиться), но это уже вопрос расчёта, а не отчётности. Главное для сроков: событие есть — отчёт по нему обязателен, независимо от того, сколько часов человек фактически отработал.

Ситуация: декрет и отпуск по уходу за ребёнком

Декрет и отпуск по уходу — это два разных события с разными сроками и разными пакетами документов.

Отпуск по беременности и родам (декрет). Основание — листок нетрудоспособности и приказ о предоставлении отпуска. Сведения о предоставлении отпуска подаются в ЕФС-1 (раздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Одновременно работодатель передаёт в СФР сведения для назначения пособия по беременности и родам — через СЭДО, в короткие сроки (как правило, в течение 5 рабочих дней с момента получения документов). Пособие выплачивает фонд напрямую.

Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Здесь тоже подаётся приказ и сведения в ЕФС-1 (раздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня. Пособие по уходу выплачивает СФР ежемесячно, и работодатель передаёт сведения для его назначения. Важно: отпуск по уходу может быть предоставлен не только матери, но и отцу, бабушке или другому родственнику — тогда сведения подаются от работодателя этого человека.

Что нужно учесть:

• Период декрета и отпуска по уходу входит в страховой стаж, поэтому в годовой отчётности он отражается как период работы (с указанием кода).
• Взносы на травматизм и по ОСС за период отпуска по уходу не начисляются на сумму пособия, но начисляются на другие выплаты, если они есть.
• Если сотрудница работает на условиях неполного дня в отпуске по уходу, пособие сохраняется, а взносы начисляются на фактический заработок.

Типичная ошибка — подавать сведения о декрете только по итогам квартала. Нет: это кадровое событие, срок — следующий рабочий день. Другая ошибка — не передавать сведения в СЭДО, из-за чего фонд не может назначить пособие и сотрудница остаётся без выплаты.

Если отпуск по уходу прерывается (выход на работу, новое событие), подаётся отдельное мероприятие — прекращение отпуска. Оно тоже требует подачи в течение следующего рабочего дня.

Что делать, если срок уже пропущен

Просрочка по отчётности в СФР не блокирует счёт автоматически, как это бывает с РСВ в налоговой, но последствия накапливаются: штраф за непредставление, пени по взносам на травматизм и риск, что период не засчитают в стаж работника. Чем быстрее вы закроете пробел, тем дешевле обойдётся. Действовать нужно по фиксированному алгоритму, а не хаотично.

1. Сразу подайте недостающий отчёт. Не ждите «удобного момента» и не откладывайте до конца квартала — сам факт сдачи фиксируется, и добровольное исправление всегда выгоднее обнаружения фондом.
2. Уточните расчёт, если отчётность уже была сдана с ошибкой. Подайте корректирующую форму ЕФС-1 с исправленными данными. Для РСВ — уточнённый расчёт в налоговую. Корректировка не отменяет штраф за первичную просрочку, но снимает риск доначисления взносов.
3. Зафиксируйте причину просрочки документально. Это понадобится, если дело дойдёт до спора о снижении штрафа: болезнь ответственного сотрудника, сбой в программе, техническая недоступность сервиса. Устные объяснения не работают — нужны подтверждения.
4. Проверьте смежные сроки. Пропуск одного отчёта почти всегда тянет за собой другие: если не сдана ЕФС-1 по приёму, проверьте, попал ли сотрудник в РСВ и уплачены ли взносы за него. Просрочка по уплате взносов на травматизм даёт пени за каждый день.
5. Сверьтесь с фондом. Запросите в личном кабинете или через сервис СФР состояние расчётов — так вы увидите, начислен ли уже штраф и какие суммы числятся за вами.
6. Оплатите штраф и пени добровольно. Добровольная уплата до выставления требования снижает риск дополнительных мер и ускоряет закрытие задолженности.

Отдельно про стаж: если вовремя не подать ЕФС-1 по приёму или увольнению, у работника может «выпасть» период из страхового стажа. Это не проблема работодателя в моменте, но всплывёт при назначении пенсии — и тогда исправлять придётся задним числом, через архивные запросы и подтверждения. Поэтому кадровые отчёты стоит закрывать в тот же день, когда подписан приказ, не откладывая на «следующий рабочий день» в последний момент.

Профилактика проще, чем исправление: настройте в бухгалтерской программе автоматические напоминания на 25-е и 28-е числа, а по кадровым событиям заведите правило «приказ подписан — отчёт сформирован в тот же день». Это занимает минуты, но снимает большую часть рисков просрочки.

Как проверить, что отчётность принята без ошибок

Сдача отчёта — не финальная точка. Нужно убедиться, что фонд его принял и в данных нет расхождений. Проверка занимает несколько шагов.

1. Проверьте квитанцию о приёме. При отправке через оператора электронного документооборота или личный кабинет вы получите квитанцию. В ней должен быть статус «принято» — не «загружено» и не «в обработке». Если статус иной, отчёт не считается сданным.
2. Проверьте протокол проверки. К квитанции прилагается протокол с перечнем ошибок и предупреждений. Ошибки блокируют приём, предупреждения — нет, но их стоит устранить, чтобы избежать вопросов при камеральной проверке.
3. Сверьте данные с учётом. Суммы взносов, периоды стажа, кадровые события — всё должно совпадать с данными бухгалтерского и кадрового учёта. Расхождения между ЕФС-1 и РСВ фонд видит автоматически.
4. Проверьте статус в личном кабинете. В личном кабинете работодателя на сайте СФР отображается статус отчётности: принята, требует исправления, не принята. Если отчёт требует исправления, сформируйте корректирующую форму.
5. Дождитесь завершения камеральной проверки. Она может занять до трёх месяцев. Если фонд выявит расхождения, он направит требование о пояснениях или исправлении.

Что делать при обнаружении ошибки: подайте корректирующую форму с исправленными данными. Если ошибка в кадровых сведениях — подайте отменяющую запись и новую с корректными данными. Не оставляйте ошибочный отчёт без исправления: при камеральной проверке это приведёт к штрафу.

Практический совет: перед отправкой прогоните отчёт через встроенную проверку в бухгалтерской программе или сервисе оператора. Она ловит типовые ошибки — неверный код, пропущенный период, несовпадение сумм. Это занимает минуты, но экономит дни на исправлениях.

Если отчёт не принят по технической причине (сбой канала, неверный формат), сохраните подтверждение попытки отправки — это доказательство, что вы действовали добросовестно. Повторите отправку и зафиксируйте результат.

Часто спрашивают

Сколько дней даётся на сдачу ЕФС-1 при приёме или увольнении?

Срок — не позднее следующего рабочего дня после даты приёма или увольнения. Если события пришлись на конец недели или праздники, крайний срок сдвигается на первый рабочий день после них.

Можно ли сдать отчётность в СФР раньше установленного срока?

Да, закон не запрещает подать отчёт досрочно — главное, чтобы данные были полными и корректными на момент отправки. Если после досрочной сдачи изменились сведения, потребуется подать корректировку.

Какой день считается крайним, если срок выпадает на выходной?

Крайний срок переносится на следующий за ним рабочий день. Это правило действует и для регулярной отчётности, и для сведений по кадровым событиям.

Нужно ли сдавать отчётность, если в месяце не было выплат или начислений?

Обязанность сдавать отчётность зависит от вида отчёта и статуса страхователя, а не только от факта выплат. Если организация зарегистрирована как страхователь, уточните в СФР необходимость подачи нулевой отчётности за период.

Как проверить, что отчёт принят без ошибок?

После отправки дождитесь квитанции о приёме от СФР — она подтверждает, что отчёт прошёл форматно-логический контроль. Если пришёл протокол с ошибками, отчёт считается непринятым, и его нужно исправить и отправить заново в установленный срок.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.