Нужно ли подавать ЕФС-1 на самозанятых?

Самозанятые упростили компаниям жизнь: не нужно начислять взносы, считать НДФЛ и сдавать по ним громоздкую отчётность. Но именно эта простота порождает путаницу — бухгалтер видит исполнителя на НПД и не понимает, надо ли отражать его в ЕФС-1. Ошибка в любую сторону стоит дорого: лишний отчёт создаёт нагрузку, а пропущенный грозит штрафом. Разобраться помогает сама конструкция налога на профессиональный доход: он не включает пенсионные взносы, поэтому самозанятость не даёт стажа и баллов автоматически, а период работы идёт в пенсию только при добровольных взносах через «Мой налог». Отсюда и логика ЕФС-1: отчитываться нужно там, где возникают отношения, подпадающие под обязательное страхование. Ниже — когда отчёт подавать не нужно, кого включают в ЕФС-1 как застрахованное лицо, как быть с договором ГПХ и что заполнять, если самозанятый перешёл в штат. Отдельно — типичные ошибки и быстрый способ проверить свою обязанность.

ЕФС-1 и самозанятые: когда отчёт подавать не нужно

По общему правилу ЕФС-1 на самозанятого не подают. Плательщик налога на профессиональный доход (НПД) не является для заказчика застрахованным лицом в части обязательного пенсионного и социального страхования, поэтому у организации или ИП не возникает обязанности включать его в отчётность в СФР. Это прямое следствие режима НПД по ФЗ-422 от 27.11.2018: у самозанятого нет обязательных страховых взносов, а значит, и страхователю нечего фиксировать в единой форме сведений.

Отсутствие отчётности — не поблажка, а логика режима. Самозанятый платит 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов от юрлиц и ИП, его лимит дохода — 2 400 000 ₽ в год, а налог считается автоматически в приложении «Мой налог». Никаких взносов на ОПС и ОМС с этих выплат не начисляется, стаж и баллы автоматически не формируются. СФР не получает от заказчика никаких данных о таком исполнителе — и не ждёт их.

Когда ЕФС-1 всё же появляется в истории с самозанятым:

• исполнитель на НПД утратил статус и заказчик продолжил платить ему как обычному физлицу — тогда возникают стандартные обязанности страхователя;
• самозанятый заключил с организацией трудовой договор и стал штатным сотрудником;
• стороны оформили договор ГПХ, но по факту отношения трудовые — и проверка или суд переквалифицировали их;
• заказчик по ошибке удержал с самозанятого взносы или включил его в отчёт — это уже нарушение, а не обязанность.

Важно не путать отчётность перед СФР с налоговой отчётностью перед ФНС. Организация-заказчик не сдаёт за самозанятого никаких деклараций по НПД: самозанятый сам формирует чеки в приложении, а заказчик лишь проверяет его статус через сервис ФНС. Путаница между этими двумя контурами — самая частая причина лишних отчётов и последующих корректировок.

Кого из самозанятых включают в ЕФС-1 как застрахованное лицо

В ЕФС-1 попадает только тот самозанятый, который одновременно является застрахованным лицом по обязательному страхованию у данного страхователя. Проще говоря: если человек параллельно работает в компании по трудовому договору или по договору ГПХ, где заказчик начисляет взносы, — он фигурирует в отчёте именно в этом качестве, а не в качестве самозанятого. Его статус плательщика НПД на отчётность работодателя не влияет.

Разграничение простое: смотрите не на налоговый статус человека, а на правовое основание выплат ему.

Отдельный нюанс — добровольные взносы самого самозанятого в СФР по ФЗ-167. Если человек платит их через «Мой налог», чтобы период шёл в стаж, это его личные отношения с фондом. Заказчик к этим взносам отношения не имеет и в своей ЕФС-1 их не отражает — как и не может «помочь» самозанятому сформировать стаж через отчёт.

Практический вывод для бухгалтера: перед формированием отчёта проверьте по каждому физлицу, есть ли действующий статус НПД на дату выплаты. Если да — из отчёта его исключают, если нет — включают по общим правилам. Проверку делают через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» по ИНН, а результат фиксируют в внутреннем реестре выплат.

Договор ГПХ с самозанятым: когда возникает обязанность отчитаться

Сам по себе договор ГПХ с самозанятым обязанности подать ЕФС-1 не создаёт. Пока исполнитель остаётся на НПД и заказчик платит ему как самозанятому, взносы не начисляются, а значит, и отчётности нет. Обязанность появляется только в момент, когда выплаты перестают попадать под режим НПД.

Типичные сценарии, при которых ЕФС-1 становится обязательной:

1. Исполнитель снялся с НПД. Заказчик узнаёт об этом из уведомления в «Мой налог» или от самого исполнителя. С даты утраты статуса выплаты по договору ГПХ облагаются взносами по общим правилам, а значит, появлется застрахованное лицо.
2. Договор переквалифицирован в трудовой. Если условия договора ГПХ фактически описывают трудовые отношения (режим работы, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, систематические выплаты), проверка СФР или суд может переквалифицировать его. Тогда отчитываться нужно как по трудовому договору.
3. Заказчик сам удержал взносы. Если бухгалтерия по ошибке начислила взносы с выплат самозанятому, придётся либо корректировать начисления, либо отчитываться — но правильнее исправить ошибку и не подавать лишнее.

Сроки. По договорам ГПХ сведения подают не позднее рабочего дня, следующего за днём подписания акта выполненных работ или иного документа о закрытии этапа. Если договор расторгнут досрочно — следующий рабочий день после даты расторжения. Для трудовых договоров действуют свои сроки: приём — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа (по нормам ФЗ-27 от 01.04.2020, в редакции объединённой отчётности).

Отдельно про договоры с иностранцами и временно пребывающими: если самозанятый — иностранец без вида на жительство и работает по патенту, режим НПД для него недоступен, и выплаты облагаются взносами. Здесь ЕФС-1 подаётся по общим правилам, а статус «самозанятый» в договоре — не основание пропускать отчёт.

Самозанятый стал штатным сотрудником: какие разделы ЕФС-1 заполнить

Как только самозанятый подписывает трудовой договор, его статус для отчётности меняется: он становится работником, а компания — страхователем. С этого момента ЕФС-1 подаётся по стандартным правилам трудоустройства, а прежний статус НПД на форму не влияет. Важно не «задвоить» сведения: если человек уже был в отчёте как исполнитель по ГПХ, при приёме в штат подаётся отдельное уведомление о трудовом договоре.

Что заполняют при приёме:

1. Титульный лист. Регистрационный номер страхователя, ИНН, КПП, отчётный период, код типа сведений — «Назначение и выплата» либо «Сведения о трудовой деятельности» в зависимости от назначения формы.
2. Подраздел 1. Данные о работнике: СНИЛС, ИНН, ФИО, дата приёма, должность, структурное подразделение (если есть), вид занятости, код выполняемой функции.
3. Подраздел 1.1 (при необходимости). Сведения о договоре ГПХ, если параллельно с трудовым сохраняется гражданско-правовой.
4. Раздел 2. Сведения о страховом стаже — заполняется по итогам периода, а не при приёме.

Срок подачи уведомления о приёме — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу. Если приказ издан в пятницу, отчёт уходит в понедельник. Пропуск срока — нарушение, за которое предусмотрены штрафы по нормам ФЗ-125 от 24.07.1998 (об обязательном социальном страховании).

Отдельный случай — если самозанятый стал штатным, но продолжает оказывать услуги как самозанятый по отдельным договорам. Здесь важно разделять потоки: выплаты по трудовому договору идут в ЕФС-1, выплаты по договору ГПХ с действующим НПД — нет. Смешивать их в одном отчёте нельзя, иначе возникнет риск доначисления взносов и штрафов.

Типичные ошибки при подаче ЕФС-1 на самозанятых

Большинство ошибок связано с двумя причинами: неверной проверкой статуса НПД и смешением трудовых и гражданско-правовых отношений. Разберём самые частые ситуации и их последствия.

• Подали ЕФС-1 на действующего самозанятого по договору ГПХ. Формально это не нарушение, но лишние сведения создают риск доначисления взносов и вопросов от СФР: почему начислили, если исполнитель на НПД. Правильное действие — подать корректировку с исключением такого лица и приложить пояснение.
• Не подали ЕФС-1, когда самозанятый утратил статус. Если с даты снятия с НПД заказчик продолжил платить по договору ГПХ, взносы начисляются, а отчётность обязательна. Пропуск — штраф за непредставление сведений и доначисление взносов.
• Переквалифицировали договор ГПХ в трудовой без отражения в отчёте. Если проверка СФР установила признаки трудовых отношений, а отчёт подан как по ГПХ, потребуется пересдача с корректировкой и доплатой взносов.
• Проверили статус НПД на дату договора, а не на дату выплаты. Статус мог измениться в середине срока — проверять нужно каждую выплату или хотя бы на дату закрывающего акта.
• Не отразили приём в штат, если человек уже был в отчёте как исполнитель. Возникает двойной учёт, а по факту — пропуск сведений о трудовой деятельности.

Последствия ошибок: штраф за непредставление сведений в СФР, доначисление страховых взносов, пени и, в отдельных случаях, административная ответственность должностных лиц. При переквалификации договора ГПХ в трудовой дополнительно возникают обязательства по НДФЛ и взносам за весь период таких отношений.

Как избежать: вести реестр контрагентов-самозанятых с датой проверки статуса, фиксировать в договоре обязанность исполнителя уведомить о снятии с НПД, а при приёме в штат подавать отдельное уведомление о трудовом договоре. Это дешевле, чем исправлять отчётность после проверки.

Как проверить обязанность по ЕФС-1 за пять минут

Проверка сводится к трём вопросам: кто плательщик, на каком основании платят и есть ли действующий статус НПД на дату выплаты. Если хотя бы один ответ выпадает из режима НПД — обязанность подать ЕФС-1 возникает. Разберём по шагам.

1. Проверьте статус НПД по ИНН. Зайдите в сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» (или в личный кабинет налогоплательщика), введите ИНН и дату. Сервис покажет, действует ли статус на эту дату. Если статус снят — обязанность отчитаться есть.
2. Определите основание выплат. Трудовой договор, договор ГПХ или разовые выплаты по чеку. Для трудового договора ЕФС-1 подаётся всегда; для ГПХ — только если исполнитель не на НПД; для выплат по чеку — не подаётся.
3. Проверьте, начислялись ли взносы. Если бухгалтерия начислила взносы с выплат самозанятому — это ошибка, её нужно исправить, а не отчитываться. Если взносы не начислялись, а статус НПД утрачен — обязанность подать ЕФС-1 есть.
4. Сверьте сроки. Для трудового договора — не позднее следующего рабочего дня после приказа. Для ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после акта. Для увольнения — не позднее следующего рабочего дня после приказа.
5. Зафиксируйте результат. Внесите в реестр выплат отметку: «ЕФС-1 не требуется» или «ЕФС-1 подана, дата, номер». Это пригодится при проверке СФР.

Если сомневаетесь — не подавайте «на всякий случай». Лишняя отчётность создаёт риск доначисления взносов и вопросов от фонда. Правильнее уточнить статус и основание выплат, а при необходимости — запросить у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве самозанятого (её можно получить в приложении «Мой налог»).

Отдельно про добровольные взносы самозанятого в СФР по ФЗ-167: они не создают обязанности заказчика отчитываться. Самозанятый платит их сам через «Мой налог», а заказчик в своей ЕФС-1 эти суммы не отражает — это личные отношения гражданина с фондом.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.