Нужно ли ИП сдавать персонифицированные сведения?

Персонифицированные сведения — это отчетность, которую большинство индивидуальных предпринимателей сдают в налоговую каждый месяц. Путаница возникает из-за того, что правила зависят от статуса: есть ли у вас наемные работники, заключены ли договоры ГПХ или вы работаете в одиночку. Ошибка здесь дорого обходится — штрафы начисляют за каждый неподанный документ.

Разберем, кому действительно нужно отчитываться, а кто может спокойно пропустить дедлайн. Вы узнаете, как проверить себя за пять минут, что делать в пограничных ситуациях с договорами ГПХ и самозанятыми, и какие последствия ждут за опоздание. В конце — четкий план действий на случай, если срок уже поджимает.

Короткий ответ: сдавать ли персонифицированные сведения

Да, ИП с наёмными работниками и исполнителями по договорам гражданско-правового характера обязан ежемесячно подавать персонифицированные сведения. Это отдельная отчётность, которую ввели с 2023 года, и она не заменяет другие формы — РСВ, 6-НДФЛ или отчётность в СФР. Если у ИП нет сотрудников и он не заключал договоры ГПХ, сдавать сведения не нужно.

Персонифицированные сведения — это данные о каждом застрахованном лице: фамилия, имя, отчество, ИНН, СНИЛС. Их подают в налоговую инспекцию по месту учёта. Срок — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за отчётным. Например, за январь нужно отчитаться до 25 февраля. За декабрь — до 25 января следующего года. Если срок выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день.

Форма сведений утверждена приказом ФНС — это раздел 2 формы ЕФС-1, но в налоговую подаётся отдельный документ. Заполнять нужно только раздел с данными о застрахованных лицах, остальные разделы не требуются. Подать можно электронно через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика, либо на бумаге — если численность сотрудников не превышает определённого лимита. Для большинства ИП с небольшим штатом бумажный вариант допустим.

Важно: сведения подаются даже при нулевом начислении — если сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты или в декрете, его данные всё равно включаются в отчёт. Исключение — только если застрахованных лиц нет вовсе, то есть не было ни одного договора за отчётный месяц.

Кто обязан подавать сведения, а кто освобождён

Обязанность ИП подавать персонифицированные сведения напрямую зависит от наличия наёмных работников и заключённых договоров. Если у вас нет сотрудников и вы не платите вознаграждения физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), то подавать сведения не нужно. Если же вы выплачиваете доход хотя бы одному человеку — будь то работник по трудовому договору или исполнитель по договору подряда, — вы обязаны отчитываться.

Персонифицированные сведения — это ежемесячный отчёт по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-М), который подаётся в Социальный фонд России (СФР). Он содержит данные о каждом застрахованном лице: ФИО, СНИЛС и ИНН. Отчёт сдаётся не позднее 25-го числа следующего месяца. Например, за январь — до 25 февраля. Заполняется форма на всех лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры ГПХ на выполнение работ и оказание услуг.

Освобождены от подачи сведений ИП, которые:

• не имеют наёмных работников и не заключали договоры ГПХ в отчётном месяце;
• зарегистрированы как самозанятые и не производят выплаты другим физлицам;
• выплачивают доход только самому себе (собственная предпринимательская деятельность не облагается страховыми взносами).

Важно: если вы сняли сотрудника с учёта в середине месяца, но он ещё числился в начале, сведения за этот месяц подать всё равно нужно — даже если выплат уже не было. Аналогично при заключении договора ГПХ на один день — отчётность обязательна.

Пограничные случаи: договоры ГПХ и самозанятость

Договоры ГПХ — самая частая причина ошибок при подаче персонифицированных сведений. Если вы заключили с физлицом договор подряда, оказания услуг или авторский заказ, вы обязаны подать сведения, даже если работа выполнена за один день и оплата разовая. Исключение — договоры с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) и с индивидуальными предпринимателями: по таким договорам страховые взносы не начисляются, и включать их в отчёт не нужно.

Как отличить, нужно ли подавать сведения:

1. Проверьте статус исполнителя: если он самозанятый или ИП — сведения не подаются.
2. Если исполнитель — обычное физлицо, посмотрите на предмет договора: работы, услуги, авторский заказ — сведения подаются.
3. Если договор — аренда имущества, купля-продажа или займ — сведения не подаются, так как это не относится к трудовой деятельности.

С самозанятыми важно оформить договор с пометкой, что исполнитель применяет НПД, и запросить чек из приложения «Мой налог». В противном случае налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые, и тогда придётся доплатить взносы и подать уточнённые сведения. Если вы сомневаетесь в статусе исполнителя, попросите справку о постановке на учёт как самозанятого — она формируется в приложении за пару минут.

Ещё один пограничный случай — договоры с иностранцами и лицами без гражданства. Если иностранец временно пребывает в РФ и не имеет патента, взносы на обязательное пенсионное страхование не начисляются, но персонифицированные сведения подавать всё равно нужно — на него, как на застрахованное лицо, если он подлежит обязательному социальному страхованию. Если иностранец — высококвалифицированный специалист, сведения подаются только при наличии договора ГПХ на выполнение работ.

Как проверить себя за пять минут

Проверка займёт не больше пяти минут, если действовать по шагам.

1. Откройте список договоров за отчётный месяц. Включите все трудовые договоры, даже если сотрудник в отпуске или на больничном. Добавьте договоры ГПХ на работы и услуги — независимо от того, была ли оплата.
2. Исключите договоры, по которым взносы не начисляются: аренда, купля-продажа, займ, договоры с самозанятыми при соблюдении условий.
3. Проверьте, есть ли хотя бы одно застрахованное лицо. Если есть — сведения подаются. Если нет — не подаются.
4. Убедитесь, что у вас есть актуальные данные: ФИО, ИНН, СНИЛС каждого застрахованного. Если СНИЛС устарел или отсутствует — запросите у сотрудника или исполнителя.
5. Сверьтесь со сроками: до 25-го числа следующего месяца. Если сегодня уже 26-е — сведения опоздали, подайте немедленно, чтобы снизить штраф.

Быстрая проверка через личный кабинет налогоплательщика: зайдите в раздел «Персонифицированные сведения» и посмотрите, какие отчёты уже поданы. Если за прошлые месяцы есть пробелы — это сигнал, что вы могли пропустить срок. Налоговая не присылает уведомлений о необходимости подать сведения — ответственность полностью на страхователе.

Ещё один способ — сверить данные с 6-НДФЛ. Если в 6-НДФЛ отражены выплаты физлицам, а персонифицированные сведения не поданы, налоговая увидит расхождение при камеральной проверке. Поэтому если вы подаёте 6-НДФЛ, но не подаёте сведения — это повод проверить, не забыли ли вы об отчёте.

Если вы только зарегистрировались как ИП и ещё не нанимали сотрудников, проверка занимает минуту: договоров нет — сведения не нужны. Но как только появится первый сотрудник или исполнитель, обязанность возникнет с первого месяца.

Что будет, если не сдать сведения

За неподачу персонифицированных сведений предусмотрены штрафы по статье 126 НК РФ. За каждый отчётный месяц, за который сведения не поданы, штраф составляет фиксированную сумму за каждое застрахованное лицо. Если сотрудников несколько, штраф умножается на их число. Например, при пяти сотрудниках и одном пропущенном месяце штраф будет в пять раз больше базовой суммы.

Кроме штрафа, налоговая может заблокировать расчётный счёт, если сведения не поданы в течение 20 рабочих дней после установленного срока. Блокировка снимается только после подачи отчёта. Это серьёзный риск для бизнеса: замороженный счёт останавливает платежи поставщикам, зарплату сотрудникам и уплату налогов.

Если сведения поданы с ошибками — например, неверный СНИЛС или ИНН, — отчёт считается непредставленным. Налоговая пришлёт уведомление об уточнении, и у вас будет пять рабочих дней на исправление. Если не исправить, последует штраф как за неподачу. Поэтому перед отправкой проверяйте данные по каждому застрахованному лицу.

Отдельное последствие — расхождения с другими отчётами. Если в РСВ указаны взносы, а в персонифицированных сведениях нет данных о застрахованном лице, налоговая запросит пояснения. Это может привести к выездной проверке. В худшем случае — переквалификации договоров ГПХ в трудовые, что повлечёт доначисление взносов, пеней и штрафов по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы, а при умысле — 40%.

Чтобы минимизировать риски, если срок пропущен, подайте сведения как можно скорее. Налоговая учитывает смягчающие обстоятельства: если отчёт подан с задержкой в несколько дней, штраф может быть снижен в два раза. Для этого приложите пояснительную записку с обоснованием — например, технический сбой или болезнь бухгалтера.

Что сделать до конца месяца

До 25-го числа каждого месяца нужно успеть подать персонифицированные сведения за предыдущий месяц. Чтобы не пропустить, внесите эту дату в календарь напоминаний — лучше за три-пять дней до дедлайна, чтобы осталось время на проверку и исправление ошибок.

Если вы подаёте сведения впервые, настройте электронный документооборот с налоговой. Для этого заключите договор с оператором ЭДО или используйте бесплатный сервис ФНС — личный кабинет налогоплательщика. Электронная подача быстрее и исключает ошибки при ручном вводе. На бумаге сведения можно подать только если численность застрахованных лиц за отчётный месяц не превышает лимит — для большинства ИП это актуально.

Перед отправкой проверьте:

• актуальность данных по каждому застрахованному лицу — ФИО, ИНН, СНИЛС;
• наличие всех договоров ГПХ, даже если оплата не производилась;
• отсутствие лишних лиц — например, самозанятых при соблюдении условий;
• правильность периода — за какой месяц подаётся отчёт.

Если обнаружили ошибку в уже поданном отчёте, подайте уточнённый. Налоговая принимает корректировки, но только до окончания камеральной проверки. Если ошибка найдена самостоятельно до того, как налоговая её обнаружила, штрафа не будет.

Для ИП с сотрудниками полезно завести отдельную папку с отчётами по месяцам — так проще контролировать полноту. Если вы пользуетесь бухгалтерским сервисом, настройте автоматическое напоминание о сроках. Если ведёте учёт сами, выделите один день в месяц — например, 20-е число — для подготовки сведений.

В конце года не забывайте, что за декабрь сведения подаются до 25 января следующего года. Это единственный отчёт, который сдаётся в январе — не перепутайте с годовыми формами, у которых другие сроки.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.