НДФЛ с зарплаты умершего работника: порядок уплаты

Главное

• Зарплата умершего работника, не полученная при жизни, не облагается НДФЛ, поскольку доход возникает у наследников, а не у работника.
• В расчёт суммы к выдаче наследникам включаются начисленная, но не выплаченная зарплата, премии и иные выплаты, входившие в состав заработка.
• Для получения выплат родственникам необходимо представить работодателю свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство или право на наследство.
• Работодатель обязан выдать зарплату наследникам в срок, установленный для расчёта при увольнении, а за задержку выплаты предусмотрена материальная ответственность.
• Бухгалтеру при смерти сотрудника следует прекратить начисление НДФЛ с неполученной зарплаты и оформить расчётный листок для наследников.

Смерть сотрудника — непростая ситуация, которая требует от бухгалтера точных действий в сжатые сроки. Главный вопрос, который встает перед работодателем: как правильно рассчитаться с семьей умершего и какие налоги удержать. Ошибка в расчетах или сроках может привести к претензиям со стороны наследников и штрафам от налоговой.

разберем, кто имеет право получить зарплату умершего, какие выплаты входят в расчет, облагается ли НДФЛ эта сумма и как оформить все документы без нарушений. Вы узнаете, как действовать бухгалтеру пошагово, чтобы соблюсти интересы родственников и не нарушить закон.

Кто получает зарплату умершего работника

Когда сотрудник умирает, его заработная плата и иные причитающиеся суммы не «сгорают». Право на их получение переходит к членам семьи и наследникам. Порядок выплаты регулируется трудовым и гражданским законодательством: работодатель обязан выдать деньги тем, кто имел право на получение зарплаты при жизни работника, либо наследникам, принявшим наследство.

Приоритет в получении выплат имеют члены семьи умершего, которые проживали совместно с ним, а также его нетрудоспособные иждивенцы. К ним относятся супруг или супруга, дети (в том числе усыновлённые), родители (усыновители), а также лица, находившиеся на иждивении умершего. Если таких лиц несколько, сумма распределяется между ними пропорционально их долям в наследстве, если иное не установлено соглашением между ними. Если членов семьи нет или они не заявляют о своих правах, выплаты переходят к наследникам по закону или по завещанию.

Работодатель не вправе самостоятельно определять, кому из родственников отдать деньги. Он должен руководствоваться письменными заявлениями и документами, подтверждающими родство или право на наследство. При наличии нескольких претендентов и отсутствии согласия между ними выплата производится на основании свидетельства о праве на наследство, которое выдаёт нотариус. В этом случае деньги перечисляются наследникам в соответствии с их долями, указанными в свидетельстве.

Какие выплаты входят в расчёт при смерти сотрудника

При увольнении в связи со смертью работника бухгалтер обязан начислить все суммы, которые сотрудник заработал, но не получил при жизни. В состав выплат входят:

• заработная плата за отработанные, но не оплаченные дни (включая премии, надбавки, компенсации, предусмотренные трудовым договором или локальными актами);
• компенсация за неиспользованный отпуск — она начисляется за все дни отпуска, которые не были использованы на дату смерти;
• иные выплаты, предусмотренные коллективным договором или соглашением (например, материальная помощь, единовременные пособия).

Важно: выходное пособие при смерти сотрудника не выплачивается, поскольку оно связано с расторжением трудового договора по инициативе работодателя или по сокращению штата. Смерть работника — это основание прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), и нормы о выходном пособии здесь не применяются.

Отдельно учитываются суммы, которые работник мог получить по гражданско-правовым договорам (например, по договору подряда), если они были заключены с ним как с физическим лицом. Однако в контексте трудовых отношений речь идёт именно о выплатах по трудовому договору. Если у работника были удержания по исполнительным листам (алименты, кредиты), они производятся только из сумм, причитающихся самому работнику. После его смерти обязательства по алиментам прекращаются, поэтому удержания не производятся.

НДФЛ с зарплаты умершего: облагается или нет

Вопрос обложения НДФЛ сумм, начисленных умершему работнику, решается однозначно: налог удерживается. Несмотря на то что физическое лицо выбывает из налоговых правоотношений, обязанность по исчислению и удержанию налога возникает у работодателя в момент фактической выплаты дохода наследникам или членам семьи. Основание — положения главы 23 НК РФ, которая не предусматривает освобождения от налогообложения доходов, полученных правопреемниками умершего. Минфин и ФНС в разъяснениях последовательно придерживаются этой позиции: суммы зарплаты, не полученные ко дню смерти, включаются в налоговую базу наследника (правопреемника) как доход, облагаемый НДФЛ.

Практический алгоритм для бухгалтера выглядит так. При выплате денег наследникам (по свидетельству о праве на наследство или по заявлению члена семьи) нужно удержать НДФЛ по ставке 13%, если получатель — налоговый резидент РФ, и 30% — для нерезидента. Исключений для данного вида дохода нет. Если же доход выплачивается в натуральной форме (например, зарплата выдавалась продукцией), налог удерживается из любых следующих денежных выплат в пользу получателя, а при их отсутствии — взыскивается налоговым органом. Важно: удержание производится именно при выплате, а не в момент начисления, поэтому если деньги наследникам не выданы, налог не удерживается и в бюджет не перечисляется.

Отдельно стоит отметить ситуацию с пособием на погребение. Эта выплата не является доходом умершего, она назначается члену семьи или иному лицу, взявшему на себя организацию похорон. НДФЛ с пособия не удерживается, поскольку оно относится к государственным пособиям, освобождаемым от налогообложения. А вот суммы материальной помощи, если она была начислена в связи со смертью, могут облагаться в общем порядке, если превышают необлагаемый лимит. В любом случае для корректного расчёта бухгалтеру необходимо запросить у получателя документы, подтверждающие родство или право на наследство, и зафиксировать факт выплаты в регистрах налогового учёта.

Как рассчитать сумму к выдаче наследникам

Расчёт суммы, которую получат наследники, состоит из нескольких шагов. Сначала бухгалтер определяет общую сумму начисленных выплат (зарплата, компенсация за отпуск, премии). Затем из этой суммы удерживается НДФЛ по ставке 13% (для резидентов). Если у работника были иные удержания (например, по заявлению на перечисление в банк, профсоюзные взносы), они производятся только в пределах сумм, причитающихся самому работнику, и только если такие удержания были оформлены при жизни.

Далее из оставшейся суммы вычитаются суммы, которые работник получил авансом (например, переплата по командировочным или подотчётным суммам), если они не были возвращены. После этого определяется сумма к выдаче. Если наследников несколько, сумма распределяется между ними пропорционально долям в наследстве, указанным в свидетельстве. Если наследники не вступили в права, но являются членами семьи, выплата производится по их заявлению и документам, подтверждающим родство.

Пример расчёта (цифры условные): работнику начислено 100 000 ₽ (зарплата и компенсация за отпуск). НДФЛ составит 13 000 ₽ (100 000 × 13%). Сумма к выдаче — 87 000 ₽. Если наследников двое и доли равные, каждый получит по 43 500 ₽. Обратите внимание: точные суммы зависят от фактического размера начислений и применяемых вычетов. Если работник имел право на стандартный вычет на ребёнка, он уменьшает налоговую базу, и налог будет меньше.

Бухгалтеру важно помнить: НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днём выплаты дохода наследникам. Удержанный налог отражается в отчётности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ (теперь — в составе справок о доходах) с указанием кода дохода, соответствующего заработной плате. Наследникам выдаётся справка о доходах умершего работника за текущий налоговый период — она может понадобиться для налоговой декларации, если у работника были иные облагаемые доходы.

Документы для получения выплат родственниками

Для получения заработной платы умершего работника родственники должны обратиться к работодателю с письменным заявлением. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие право на получение выплат. Перечень документов зависит от того, кто обращается: член семьи или наследник.

1. Заявление — составляется в свободной форме на имя руководителя организации. В нём указываются ФИО заявителя, его паспортные данные, степень родства с умершим, реквизиты для перечисления денег (банковский счёт или почтовый перевод).
2. Свидетельство о смерти — оригинал или нотариально заверенная копия.
3. Документы, подтверждающие родство: свидетельство о браке (для супруга), свидетельство о рождении (для детей), свидетельство об усыновлении (для усыновителей), паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства (для подтверждения совместного проживания).
4. Документы о нетрудоспособности (если заявитель — иждивенец): справка об инвалидности, пенсионное удостоверение, решение суда об установлении факта нахождения на иждивении.
5. Свидетельство о праве на наследство — если выплата производится наследникам, а не членам семьи. Выдаётся нотариусом после открытия наследственного дела (обычно через 6 месяцев после смерти).

Если за выплатой обращается несколько человек, каждый подаёт отдельное заявление. Работодатель вправе запросить дополнительные документы, если есть сомнения в обоснованности требований. Например, если заявитель не является членом семьи и не имеет свидетельства о наследстве, выплата может быть отложена до выяснения обстоятельств.

Важно: если наследники не обратились за выплатой в течение 4 месяцев со дня открытия наследства, работодатель обязан перечислить причитающиеся суммы на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ). Нотариус затем выдаст их наследникам после вступления в права. Если наследники не объявились вовсе, суммы включаются в состав наследственного имущества и распределяются в общем порядке.

Сроки выдачи зарплаты и ответственность за задержку

Зарплата, начисленная умершему работнику, должна быть выдана наследникам или членам семьи в срок, установленный статьёй 141 ТК РФ: не позднее недели со дня подачи заявления. Если же работодатель не получил заявления, деньги остаются на счетах организации до момента обращения правопреемников. Важно: срок исчисляется в календарных днях, а не в рабочих, поэтому при задержке выплаты даже на один день у получателя возникает право требовать компенсацию за задержку по статье 236 ТК РФ. Размер компенсации — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки, но конкретную сумму можно рассчитать только на дату фактической выплаты.

Ответственность работодателя за несвоевременную выдачу зарплаты умершего работника наступает по двум направлениям. Первое — материальная: проценты за задержку, которые начисляются на всю сумму долга, включая НДФЛ, подлежащий удержанию. Второе — административная: по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ за повторное нарушение срока выплаты должностному лицу грозит штраф от 20 000 до 30 000 ₽, организации — от 50 000 до 100 000 ₽. При этом привлечение к административной ответственности не освобождает от обязанности выплатить деньги и проценты. Если задержка превышает три месяца, получатель вправе обратиться в суд с иском о взыскании долга, процентов и компенсации морального вреда.

Чтобы избежать претензий, рекомендуем действовать по следующему алгоритму:

1. При получении свидетельства о смерти работника зафиксируйте дату и издайте приказ о прекращении трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
2. Уведомьте членов семьи или наследников письмом (по почте или через нотариуса) о необходимости подать заявление на получение зарплаты. В уведомлении укажите перечень документов: паспорт, свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство или право на наследство.
3. После получения заявления в течение 7 календарных дней перечислите деньги на счёт получателя или выдайте наличными из кассы. Удержание НДФЛ произведите в момент выплаты, перечислив налог в бюджет не позднее следующего рабочего дня.
4. Если заявление не поступило, продолжайте резервировать сумму на счетах, но не включайте её в расходы на оплату труда до момента фактической выплаты.

Обратите внимание: если наследников несколько, каждый из них вправе получить свою долю, но работодатель не обязан делить сумму самостоятельно — достаточно выплатить всю сумму одному из правопреемников, предъявившему заявление и документы. В таком случае риск споров между наследниками ложится на них, а не на работодателя. После выплаты обязательно получите расписку о получении денег — она подтвердит исполнение обязательств и снимет претензии по срокам.

Что делать бухгалтеру при смерти сотрудника

Смерть сотрудника — основание для прекращения трудового договора (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Бухгалтеру необходимо действовать по алгоритму, чтобы корректно начислить выплаты, удержать налоги и сдать отчётность.

1. Запросить свидетельство о смерти — его предоставляют родственники или кадровая служба. На основании документа издаётся приказ о прекращении трудового договора. Датой увольнения считается дата смерти, указанная в свидетельстве.
2. Начислить выплаты: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, иные суммы по коллективному договору. Расчёт производится по тем же правилам, что и при обычном увольнении, но без выходного пособия.
3. Удержать НДФЛ — по ставке 13% (или 30% для нерезидентов) с общей суммы начисленных доходов. Если работник имел право на стандартные вычеты, они применяются к последней выплате. Удержанный налог перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты.
4. Выплатить деньги — членам семьи или наследникам на основании заявления и документов. Если выплата производится нескольким лицам, оформите платёжные поручения отдельно на каждого получателя.
5. Перечислить страховые взносы — взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование начисляются на выплаты умершему работнику в общем порядке. Они уплачиваются за счёт работодателя и не удерживаются из доходов наследников.
6. Сдать отчётность — включите данные о выплатах в 6-НДФЛ и в персонифицированные сведения (ЕФС-1). В справке о доходах укажите код дохода 2000 (заработная плата) и 2013 (компенсация за неиспользованный отпуск).
7. Сообщить в СФР — в течение 3 рабочих дней после издания приказа подайте сведения о прекращении трудового договора (форма ЕФС-1, раздел 2). Это необходимо для корректного учёта в системе персонифицированного учёта.

Если у умершего работника были удержания по исполнительным листам, они прекращаются с даты смерти. Уведомите судебного пристава-исполнителя о прекращении удержаний. Если работник был материально ответственным лицом и имел задолженность перед организацией, она взыскивается с наследников в судебном порядке, но не путём удержания из зарплаты.

Рекомендуем хранить все документы, связанные с выплатами умершему сотруднику, не менее 5 лет. Они могут понадобиться при налоговых проверках и при обращении наследников. Если возникают сомнения в правильности расчёта, обратитесь за консультацией к специалисту по трудовому праву или в ФНС — это снизит риск ошибок и штрафов.

Часто спрашивают

Нужно ли платить НДФЛ с зарплаты умершего работника?

Нет, зарплата, начисленная умершему сотруднику, не облагается НДФЛ. Поскольку доход не получен физическим лицом, обязанность по уплате налога прекращается вместе с его смертью.

Какой налог удерживается с выплат наследникам умершего?

Выплаты наследникам (зарплата, премии, компенсации) не облагаются НДФЛ, так как для них это не доход, а наследуемое имущество. Налоговая база по таким суммам не возникает.

Сколько дней даётся на выдачу зарплаты умершего работника?

Зарплата должна быть выдана наследникам в срок до 4 месяцев с даты открытия наследства (смерти работника). Если наследники не объявились, деньги депонируются и хранятся до их обращения.

Можно ли получить деньги на похороны со счёта умершего до вступления в наследство?

Да, банк выдаёт до 100 000 ₽ на возмещение расходов на достойные похороны по постановлению нотариуса. Это возможно до истечения 6 месяцев, не дожидаясь вступления в наследство.

Как рассчитать сумму к выдаче наследникам, если с зарплаты уже удержан НДФЛ?

Удержанный ранее НДФЛ с зарплаты умершего подлежит возврату налоговым агентом. Наследникам выдаётся вся начисленная сумма без вычета налога, а удержанный налог возвращается из бюджета.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.