НДФЛ с невыплаченной зарплаты: когда и как платить

Задержка зарплаты — стресс для работника и головная боль для бухгалтера. Один из главных вопросов: нужно ли платить НДФЛ, если деньги ещё не дошли до сотрудника? Ответ зависит от даты фактического получения дохода, а не от даты начисления. Ошибка здесь приводит к двойному удержанию, неверной отчётности и спорам с налоговой.

Разбираем, когда обязанность удержать налог возникает, а когда нет. Показываем, как определить дату дохода при задержке, из чего складывается база и как считать налог, если выплата сдвинулась на месяц или квартал. Отдельно — ситуации, когда удерживать НДФЛ не нужно, и порядок действий, если налог уже удержали, а зарплата так и не пришла. Для работодателей — как исправить ошибку в отчётности и вернуть сотруднику лишнее. Материал поможет выстроить расчёты так, чтобы не платить налог раньше срока и не нарушать права работников.

Когда НДФЛ удерживают с зарплаты, которую ещё не выплатили

Ключевой принцип: НДФЛ — налог на фактически полученный доход, а не на начисленный. Пока деньги не оказались у работника, дохода в понимании гл. 23 НК РФ нет, а значит, нет и обязанности удерживать налог. Начисление в расчётной ведомости, бухгалтерская проводка, устное обещание выплатить — всё это не создаёт объекта налогообложения. Обязанность налогового агента возникает в момент выплаты (перечисления на счёт, выдачи из кассы), и именно с этой даты отсчитываются сроки перечисления налога в бюджет.

На практике бухгалтеры сталкиваются с тремя типовыми ситуациями, и в каждой логика разная:

• Зарплата начислена, но не выплачена в срок. Работодатель отразил сумму в ведомости, но деньги задержал. НДФЛ не удерживается и не перечисляется до фактической выплаты — даже если отчётность уже сдана.
• Зарплата выплачена частично. Налог удерживается только с той части, которая реально дошла до работника. С «зависшей» суммы обязанность ещё не наступила.
• Зарплата выплачена в натуральной форме или зачётом. Здесь дата дохода — день передачи имущества или погашения встречного требования, и налог удерживается из ближайшей денежной выплаты.

Отдельно стоит держать в голове правило про аванс. С 2023 года датой фактического получения дохода в виде зарплаты признаётся день её выплаты, включая аванс (п. 1 ст. 223 НК РФ). Это значит, что при задержке первой половины месяца НДФЛ с неё тоже не удерживается — обязанность «переезжает» на дату реального перечисления.

Чем это оборачивается для работодателя: обязанность удержать налог сохраняется, но срок её исполнения сдвигается вслед за выплатой. Если зарплата задерживается на неопределённый срок, налоговый агент не становится автоматически должником по НДФЛ — он становится должником по заработной плате. Это два разных обязательства, и путать их не стоит: за невыплату зарплаты отвечают по ст. 236 ТК РФ (проценты) и ст. 5.27 КоАП РФ (штраф), а не по нормам НК РФ.

Есть и обратная ловушка. Некоторые работодатели, желая «оптимизировать» отчётность, начисляют зарплату и удерживают НДФЛ, хотя деньги работнику не перечислены. Формально это нарушение: удержание возможно только из выплачиваемого дохода. Если налог всё же перечислен авансом, это не создаёт у работника дохода и не закрывает обязанность — суммы придётся корректировать.

Дата фактического получения дохода при задержке зарплаты

Дата фактического получения дохода — центральное понятие для всей темы. По общему правилу для зарплаты это день выплаты, в том числе день перечисления на банковский счёт работника (п. 1 ст. 223 НК РФ). Никаких «начислительных» дат — последний день месяца, дата подписания ведомости, дата расчёта — в качестве даты дохода не работают. Именно поэтому задержка зарплаты автоматически сдвигает и дату дохода, и срок уплаты налога.

Разберём по видам выплат, чтобы не путаться:

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда зарплата задерживается и выплачивается позже с компенсацией. Проценты за задержку по ст. 236 ТК РФ — это не зарплата, а мера ответственности работодателя. В части, предусмотренной трудовым законодательством, такие суммы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если работодатель платит компенсацию сверх установленного минимума, вопрос обложения сверхлимитной части решается в зависимости от условий трудового или коллективного договора — этот нюанс стоит уточнять у налогового консультанта применительно к конкретному договору.

Для работника из этой логики следует простой вывод: если зарплата не пришла, дохода нет, и в справке о доходах за период эта сумма не должна появляться как полученная. Если же она там есть, а денег не было, — это повод разбираться с работодателем и ФНС.

Из чего складывается НДФЛ с невыплаченной зарплаты

База по НДФЛ с зарплаты — это начисленная сумма за вычетом стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые работник заявил через работодателя. Пока выплата не состоялась, база «не собрана»: она определяется по факту начисления и уменьшается на положенные вычеты. При задержке выплаты база не исчезает — она просто ждёт момента, когда доход будет фактически получен.

Из чего складывается итоговая сумма налога к удержанию:

1. Начисленная зарплата за отработанное время — оклад, премии, доплаты, надбавки, районный коэффициент.
2. Минус стандартные вычеты — на детей, на себя (если положены), в размерах, установленных ст. 218 НК РФ.
3. Минус социальные и имущественные вычеты, если работник подал заявление и подтверждающие документы через работодателя.
4. Умножение на ставку. Для резидентов РФ базовая ставка — 13% (для доходов до 2,4 млн ₽ в год), для нерезидентов — 30% с рядом исключений (ст. 224 НК РФ).
5. Удержание из выплаты — налог удерживается в момент перечисления денег работнику.

С 2025 года действует прогрессивная шкала: 13% — до 2,4 млн ₽ в год, 15% — от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн, 22% — свыше 50 млн ₽. Повышенная ставка применяется только к сумме превышения порога, а не ко всему доходу. При задержке зарплаты на несколько месяцев совокупный годовой доход может «перескочить» порог в момент выплаты — и тогда налог придётся считать по повышенной ставке с части суммы. Это важный нюанс: если бы зарплата платилась вовремя, доход распределялся бы по месяцам, а при разовой выплате накопленной суммы он «схлопывается» в один месяц.

Пример для иллюстрации (округлённо): работнику задержали зарплату за три месяца, накопилось 300 000 ₽. Если других доходов в году не было, при выплате этой суммы НДФЛ удерживается по базовой ставке 13% — примерно 39 000 ₽. Если же параллельно были другие выплаты и годовой доход уже приблизился к порогу, часть суммы может попасть под повышенную ставку. Точный расчёт делает бухгалтерия по совокупности всех доходов за год.

Расчёт налога при задержке выплаты на месяц и на квартал

Задержка на месяц и на квартал различаются не столько формулой, сколько последствиями для графика удержаний и отчётности. Формула остаётся неизменной: (начислено − вычеты) × ставка. Меняется момент, когда налог удерживается и перечисляется, а также то, как эти суммы попадают в отчётность.

Задержка на месяц. Зарплата за январь должна была прийти в начале февраля, но пришла в марте. До марта НДФЛ не удерживается. В момент выплаты в марте удерживается налог сразу за январь. Если в том же месяце приходит и февральская зарплата, обе суммы могут «сложиться» в одну выплату — и налог удерживается с общей суммы. Для работника это означает, что в месяце получения он увидит на руках меньше, чем обычно: удержат налог за два периода сразу. Для работодателя — что срок перечисления налога привязывается к дате фактической выплаты, а не к дате начисления.

Задержка на квартал. Здесь эффект накапливается. Если зарплата за три месяца приходит одной суммой, налог удерживается со всей суммы сразу. Возникает два последствия:

• Скачок базы в одном месяце. Совокупный доход за период «схлопывается», и если он приближается к порогу прогрессии (2,4 млн ₽ в год), часть суммы может облагаться по повышенной ставке. При равномерных выплатах этого бы не произошло.
• Отчётность 6-НДФЛ. Суммы отражаются в том периоде, когда доход фактически получен. Если зарплата за декабрь выплачена в марте следующего года, она попадает в отчётность следующего года, а не в расчёт за прошлый. Это создаёт расхождения между начислением и отчётностью, которые нужно отслеживать.

Пример (округлённо): зарплата 100 000 ₽ в месяц, задержка за три месяца — 300 000 ₽. При разовой выплате НДФЛ по базовой ставке — около 39 000 ₽. Если бы выплаты шли ежемесячно, налог удерживался бы частями по ≈ 13 000 ₽. Итоговая сумма за год в обоих случаях одинакова, но распределение по месяцам и влияние на порог прогрессии — разное.

Отдельно про компенсацию за задержку: она рассчитывается по ст. 236 ТК РФ за каждый день просрочки и выплачивается вместе с задержанной зарплатой. В пределах установленного законом размера НДФЛ с неё не удерживается (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это снижает налоговую нагрузку на работодателя, но не отменяет обязанности удержать налог с самой зарплаты.

Когда обязанность удержать НДФЛ с невыплаченной зарплаты не возникает

Обязанность удержать налог привязана к выплате, поэтому есть ситуации, когда она не возникает вовсе — и это не льгота, а следствие конструкции налога. Разберём основные случаи.

1. Зарплата начислена, но не выплачена. Пока деньги не дошли до работника, дохода нет, удерживать нечего. Работодатель остаётся должен зарплату, но не НДФЛ.
2. Зарплата выплачена в неденежной форме без последующих денежных выплат. Если доход получен в натуральной форме, а денежных выплат в том же периоде нет, удержать налог не из чего. Налоговый агент обязан сообщить в ФНС о невозможности удержания, а работник уплачивает налог самостоятельно.
3. Выплата носит компенсационный характер в пределах закона. Компенсация за задержку зарплаты по ст. 236 ТК РФ в установленном размере НДФЛ не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ).
4. Работник — нерезидент с доходом, не облагаемым по ставке 30%. Для отдельных категорий (высококвалифицированные специалисты и др.) действуют исключения — ставка и порядок удержания определяются отдельно.
5. Выплата произведена после смерти работника. Доход умершего не образует объекта НДФЛ; наследники получают суммы без удержания налога.

Отдельно стоит сказать про ситуации, когда зарплата не выплачена, но работник получил доход в виде материальной выгоды — например, беспроцентный заём от работодателя. Это отдельный вид дохода со своей датой получения и своей базой; он не связан с невыплаченной зарплатой и не «прилипает» к ней.

Для работника практический смысл такой: отсутствие выплаты — это не налоговое событие. Если в справке о доходах появилась сумма, которой вы не получали, — это ошибка, и её нужно исправлять. Если же зарплата не выплачена, а налог с неё удержан и перечислен — это нарушение порядка удержания, и переплату можно вернуть.

Что делать, если налог удержали, а деньги не пришли

Ситуация «налог удержан, а зарплата не пришла» — это нарушение порядка удержания: налоговый агент не вправе удерживать налог из дохода, который работник фактически не получил. Действовать нужно последовательно, фиксируя каждый шаг.

1. Запросите расчётный листок. По ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать его при каждой выплате. В листке видно, что начислено, что удержано и что к выплате. Если в листке НДФЛ удержан, а сумма к выплате не перечислена — это документальное подтверждение проблемы.
2. Проверьте справку о доходах в личном кабинете налогоплательщика. Зайдите на сайт ФНС или через Госуслуги в ЛК налогоплательщика → раздел «Доходы» / «Справки о доходах». Если работодатель отразил доход, которого не было, — это основание для обращения.
3. Напишите письменное заявление работодателю. Требуйте выплатить задержанную зарплату и вернуть неправомерно удержанный НДФЛ. Укажите реквизиты, приложите расчётный листок. Зарегистрируйте заявление, оставьте себе копию с отметкой о приёме.
4. Обратитесь в трудовую инспекцию. Через Госуслуги или сайт Роструда подайте обращение о невыплате заработной платы. Инспекция проведёт проверку и выдаст предписание.
5. Обратитесь в прокуратуру или суд. Если выплата задерживается свыше установленных сроков, можно взыскать зарплату с процентами по ст. 236 ТК РФ через суд.
6. Заявите о возврате НДФЛ. Если налог удержан и перечислен, а дохода не было, подайте в ФНС заявление о возврате излишне удержанного налога. Понадобятся документы, подтверждающие отсутствие выплаты (расчётный листок, выписка по счёту, переписка).

Сроки: обращение в трудовую инспекцию рассматривается в течение 30 дней, в суде — по общим правилам искового производства. Для возврата налога из бюджета действует общий срок — 3 года с момента уплаты (ст. 78 НК РФ), но лучше не затягивать: чем свежее документы, тем проще доказать факт невыплаты.

Если работодатель уже сдал отчётность с «лишним» доходом, потребуется корректировка 6-НДФЛ. Об этом — в следующем разделе.

Как работодателю исправить НДФЛ по невыплаченной зарплате

Исправление зависит от того, на какой стадии обнаружена ошибка: налог только начислен, но не удержан; удержан, но не перечислен; удержан и перечислен; отражён в отчётности. Каждый случай требует своего набора действий.

Случай 1. Налог начислен, но не удержан, отчётность не сдана. Самый простой сценарий. Достаточно скорректировать расчётную ведомость: убрать удержание до фактической выплаты. Никаких уточнёнок не нужно — обязанность ещё не наступила.

Случай 2. Налог удержан, но не перечислен, отчётность сдана. Нужно подать уточнённый расчёт 6-НДФЛ за период, в котором отражён «лишний» доход. В уточнёнке уменьшите сумму дохода и исчисленного налога на невыплаченную часть. Удержанный, но не перечисленный налог в бюджет не платите — обязанность по перечислению ещё не наступила.

Случай 3. Налог удержан и перечислен, дохода не было. Здесь появляется переплата в бюджете. Порядок:

1. Подайте уточнённый 6-НДФЛ с корректными суммами.
2. Подайте заявление о возврате излишне уплаченного налога в ЛК налогоплательщика (раздел «Налоги» → «Переплата» → «Распорядиться»).
3. Дождитесь решения: по ст. 78 НК РФ камеральная проверка и решение занимают до месяца, возврат — ещё до месяца после решения.
4. Верните удержанную сумму работнику — она была удержана неправомерно.

Случай 4. Зарплата выплачена позже, отчётность уже сдана. Если доход фактически получен в другом периоде, корректируйте 6-НДФЛ: уберите сумму из периода, когда её отразили, и включите в период фактической выплаты. При этом срок перечисления налога — не позднее последнего дня месяца выплаты (для зарплаты) или следующего рабочего дня (для отдельных выплат).

Типичные ошибки, которых стоит избегать:

• Удерживать НДФЛ из начисленной, но не выплаченной зарплаты — это прямое нарушение порядка удержания.
• Отражать доход в 6-НДФЛ по дате начисления, а не по дате выплаты.
• Не подавать уточнёнку при обнаружении ошибки — это грозит штрафом по ст. 123 НК РФ за неправомерное неудержание или неперечисление налога.
• Забывать про компенсацию за задержку по ст. 236 ТК РФ — её нужно начислить и выплатить вместе с зарплатой.

Если сомневаетесь в периоде отражения дохода при сложной задержке, сверьтесь с порядком заполнения 6-НДФЛ и, при необходимости, обратитесь за письменным разъяснением в ФНС через ЛК налогоплательщика — это снизит риск штрафа.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.