Когда платить НДФЛ с отпускных?

Отпускные — это доход, с которого работодатель как налоговый агент обязан удержать и перечислить НДФЛ. Но срок уплаты здесь особый: он не совпадает ни с зарплатным, ни с общим правилом «на следующий день». Ошибка в дате оборачивается пенями, а в отдельных случаях — штрафом по статье 123 НК РФ, поэтому важно точно понимать, к какому числу налог должен уйти в бюджет.

Разбираем, как работает статья 226 НК РФ применительно к отпускным: почему для них установлен отдельный срок и как он рассчитывается. Отдельно остановимся на сложных ситуациях — выплате в конце месяца, переходящем отпуске и случаях, когда отпускные выдаются вместе с зарплатой: платить одной платёжкой или двумя. Покажем, как заполнить платёжное поручение и уведомление по ЕНП, что делать, если крайняя дата выпала на выходной или праздник, и какие санкции ждут за просрочку.

Срок перечисления НДФЛ с отпускных: крайняя дата

Крайний срок — не позднее 28-го числа месяца, в котором выплачены отпускные. Это правило закреплено в пункте 6 статьи 226 НК РФ и распространяется на все выплаты, которые работодатель перечисляет как налоговый агент, кроме отдельных исключений. Отпускные входят в общий массив таких выплат наравне с зарплатой и премиями.

Ключевой ориентир — не дата начала отпуска и не дата издания приказа, а фактический день выплаты денег сотруднику. Именно от него отсчитывается месячный цикл: если отпускные ушли работнику 5 июня, налог нужно перечислить не позднее 28 июня; если выплата пришлась на 3 июля — крайняя дата 28 июля. Начало самого отпуска значения не имеет.

Схема работает так:

1. Определите дату фактической выплаты отпускных (день, когда деньги списаны со счёта или выданы из кассы).
2. Возьмите месяц этой даты — это и есть расчётный период.
3. Перечислите удержанный НДФЛ не позднее 28-го числа этого месяца.
4. Подайте уведомление об исчисленных суммах до 25-го числа того же месяца — об этом отдельно ниже.

Важно не путать два срока: срок выплаты самих отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска по статье 136 ТК РФ) и срок перечисления налога с них. Это разные обязанности, и они не совпадают по датам. Первая защищает интересы работника, вторая — фискальные интересы бюджета.

Если отпускные выплачиваются в последние дни месяца, крайний срок уплаты попадает на 28-е число того же месяца — то есть буквально через несколько дней после выплаты. Это самая частая точка ошибок у бухгалтеров, которые по привычке ждут зарплатного срока.

Почему отпускные выделены в отдельный срок: логика статьи 226 НК РФ

Отпускные — это доход в виде оплаты труда, и по общему правилу НДФЛ с них удерживает работодатель как налоговый агент. Отдельного «отпускного» срока перечисления в НК РФ нет: налог, удержанный с отпускных, перечисляется в составе единого налогового платежа (ЕНП) в те же сроки, что и НДФЛ с зарплаты. То есть вопрос «когда платить НДФЛ с отпускных» на практике сводится к одному: в какой момент отпускные считаются выплаченными и как этот момент соотносится с отчётными периодами по ЕНП.

Ключевая норма — статья 226 НК РФ. Она обязывает налогового агента исчислить налог на дату фактического получения дохода, удержать его непосредственно из выплаты и перечислить в бюджет. Для доходов в виде оплаты труда датой фактического получения признаётся день выплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ). Значит, как только отпускные ушли работнику — на карту, из кассы, переводом, — у работодателя сразу возникает обязанность удержать и перечислить НДФЛ.

Дальше включается механика ЕНП. С 2023 года НДФЛ, удержанный налоговым агентом, платится не отдельной платёжкой по каждому сотруднику, а в составе совокупной обязанности: деньги зачисляются на единый налоговый счёт, а принадлежность платежа определяется уведомлением об исчисленных суммах. Срок перечисления — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода. Для отпускных, выплаченных, скажем, в июне, крайний срок — 28 июля.

Почему законодатель не стал делать для отпускных отдельный срок? Потому что отпускные — это та же оплата труда, просто выплаченная авансом за период отдыха. Отдельный срок породил бы путаницу: пришлось бы дробить один и тот же вид дохода на несколько платежей внутри месяца. Вместо этого регулятор унифицировал правило: удержали при выплате — перечислили в общий срок по ЕНП.

Отсюда практический вывод для бухгалтера: неважно, в какой день месяца выданы отпускные — 3-го или 25-го. Важно, что НДФЛ с них попадёт в уведомление и в совокупную обязанность того месяца, в котором произошла выплата, а деньги уйдут в бюджет в срок до 28-го числа следующего месяца. Исключение — выплаты в последние дни месяца: если отпускные выданы 30 или 31 числа, они всё равно относятся к месяцу выплаты, и срок перечисления для них — 28-е число следующего месяца.

Отпускные выплачены в конце месяца: платить налог сейчас или ждать зарплатного срока

Платить нужно в том же месяце, не позднее 28-го числа. Ждать зарплатного срока нельзя, если он наступает в следующем месяце. Это самая распространённая ошибка: бухгалтер видит, что отпускные выплачены, например, 27 июня, и откладывает налог до зарплатной даты 5 июля — а это уже просрочка.

Разберём на примере. Отпускные выплачены 26 июня. Зарплата за июнь по графику — 5 июля. Крайний срок уплаты НДФЛ с отпускных — 28 июня. Если перечислить налог 5 июля вместе с зарплатным НДФЛ, по отпускным возникнет просрочка на 7 дней, и за каждый день начислят пени.

Как поступать в разных ситуациях:

Если отпускные выплачены 29 или 30 июня, крайний срок смещается на 28 июля — то есть на следующий месяц. Здесь как раз можно объединить уплату с зарплатным НДФЛ, если зарплата за июнь выплачивается в июле.

Практический совет: не привязывайтесь к зарплатному графику, а отмечайте в календаре 28-е число каждого месяца как контрольную точку. К этой дате все удержанные суммы за месяц должны быть перечислены.

Переходящий отпуск: как делить выплату между двумя месяцами

Делить ничего не нужно — налог относится к месяцу фактической выплаты, а не к месяцам, на которые приходится отпуск. Если сотрудник уходит в отпуск с 25 июня на 14 дней, а отпускные выплачены 21 июня, весь НДФЛ относится к июню и платится не позднее 28 июня. Июльская часть отпуска на срок уплаты не влияет.

Это ключевое отличие от некоторых других налогов, где доход распределяется по периодам. Здесь работает кассовый принцип: как только деньги выплачены — возник доход и обязанность удержать налог.

Что важно учесть при переходящем отпуске:

• Если отпускные за две части отпуска выплачиваются одной суммой — налог считается со всей суммы и относится к месяцу выплаты.
• Если работодатель по каким-то причинам выплачивает отпускные двумя частями в разных месяцах — каждая часть облагается в своём месяце, и сроки уплаты разные.
• Пересчёт отпускных (например, при отзыве из отпуска) отражается в месяце пересчёта, и налог корректируется в том же периоде.

Типичная ошибка — попытка «размазать» налог пропорционально дням отпуска в каждом месяце. Так делать нельзя: это приведёт к неправильному заполнению уведомления по ЕНП и возможным пеням. Налоговая видит фактическую дату выплаты и сверяет с ней срок уплаты.

Отдельный нюанс — если отпуск начинается в одном месяце, а отпускные по статье 136 ТК РФ должны быть выплачены за три дня до начала, то есть в предыдущем месяце. Например, отпуск с 1 июля, значит, выплата — не позднее 27 июня. Весь НДФЛ уйдёт в июньский цикл, хотя сам отпуск июльский.

Отпускные вместе с зарплатой: одна платежка или две

С 2023 года отдельная платёжка по каждому виду дохода не нужна: НДФЛ перечисляется единым налоговым платежом на единый налоговый счёт. Работодатель не составляет отдельные поручения «на зарплату» и «на отпускные» — он пополняет сальдо ЕНС, а распределение по обязательствам происходит автоматически на основе уведомления об исчисленных суммах. Поэтому вопрос «одна платёжка или две» сегодня трансформировался в другой: сколько уведомлений подать и как в них разнести отпускные и зарплату.

Уведомление об исчисленных суммах — это отчётность, через которую налоговый агент сообщает ФНС, сколько НДФЛ он удержал и по какому сроку. Подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты. Если в одном месяце были и зарплата, и отпускные, и больничные, и они относятся к одному сроку перечисления, все суммы можно включить в одно уведомление — это законно и удобно. Дробить уведомление по каждому сотруднику или по каждому виду выплаты не требуется.

Когда всё же понадобится два уведомления? Если выплаты попадают в разные сроки перечисления. Например, зарплата за первую половину месяца выдана в одном месяце, а отпускные — в другом, или если организация выплачивает доход в последний день месяца и он «переезжает» в следующий период. Тогда суммы разнесутся по разным срокам, и уведомления будут отдельными.

Практический алгоритм для бухгалтера выглядит так:

1. Определите дату фактической выплаты отпускных — это день, когда деньги ушли работнику.
2. Удержите НДФЛ в этот же день.
3. Включите удержанную сумму в уведомление об исчисленных суммах за тот месяц, в котором произошла выплата.
4. Подайте уведомление не позднее 25-го числа следующего месяца.
5. Обеспечьте достаточное сальдо ЕНС к сроку перечисления — до 28-го числа следующего месяца.

Отдельная платёжка на отпускные не нужна ни в каком случае — это устаревшая практика, которая после перехода на ЕНП только создаёт лишнюю работу и риск ошибки в распределении платежа.

Как заполнить платежное поручение и уведомление по ЕНП на отпускные

Платёжное поручение на ЕНП заполняется стандартно: получатель — Казначейство России, статус плательщика 02, КБК единого налогового платежа, ОКТМО по месту учёта. Разбивка по видам дохода в платёжке не делается — это принципиальное отличие от старого порядка.

Основная работа — в уведомлении об исчисленных суммах. Порядок действий:

1. Определите общую сумму НДФЛ, удержанную с отпускных за месяц.
2. Укажите в уведомлении КБК НДФЛ, ОКТМО, отчётный период (месяц), сумму налога и срок уплаты — 28-е число.
3. Подайте уведомление не позднее 25-го числа месяца уплаты.
4. Перечислите ЕНП не позднее 28-го числа.

Срок подачи уведомления — важный момент. Если отпускные выплачены 5 июня, уведомление нужно подать до 25 июня, а налог уплатить до 28 июня. Пропуск срока уведомления не отменяет обязанности уплатить налог, но создаёт риск, что деньги уйдут в счёт других обязательств или зависнут как переплата.

Частые ошибки при заполнении:

• Указание неверного ОКТМО — налог уйдёт не туда, придётся разбираться с переплатой.
• Неправильный отчётный период — например, указан квартал вместо месяца.
• Разбивка одной суммы на несколько строк без необходимости — если срок уплаты один, достаточно одной строки.

Если сотрудник работает в обособленном подразделении, НДФЛ перечисляется по месту нахождения этого подразделения — это влияет на ОКТМО в уведомлении.

Что делать, если срок выпал на выходной или праздник

Срок уплаты сдвигается на следующий рабочий день. Это общее правило пункта 7 статьи 6.1 НК РФ: если последний день срока приходится на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, срок переносится на ближайший рабочий день. Для НДФЛ с отпускных это работает так же, как для других налогов.

Пример: 28 июня выпало на субботу. Крайний срок уплаты переносится на понедельник 30 июня. Если 28-е — воскресенье, срок сдвигается на 29-е (понедельник). Если 28-е попадает на длинные новогодние праздники, срок уходит на первый рабочий день января.

Что важно помнить:

• Сдвиг касается и срока уплаты, и срока подачи уведомления — оба переносятся на ближайший рабочий день.
• Если 25-е число (срок уведомления) выпало на выходной, уведомление подаётся в следующий рабочий день, но уплата всё равно должна пройти до 28-го (или его сдвинутого аналога).
• Перенос не продлевает срок автоматически на несколько дней — только до первого рабочего дня.

Практический риск: бухгалтер видит, что 28-е — суббота, и расслабляется, планируя платёж на понедельник. Но если в понедельник платёж не уйдёт из-за технической ошибки или нехватки средств на ЕНС, просрочка возникнет сразу. Поэтому надёжнее перечислить налог заранее — 26 или 27 числа, не дожидаясь крайней даты.

Отдельно стоит учитывать региональные праздники и переносы выходных, установленные правительством на конкретный год. Производственный календарь — обязательный инструмент для бухгалтера, рассчитывающего сроки уплаты.

Ответственность за просрочку: пени и штраф по статье 123 НК РФ

За несвоевременное перечисление НДФЛ налоговому агенту грозят пени и штраф по статье 123 НК РФ. Пени начисляются за каждый календарный день просрочки начиная со дня, следующего за крайним сроком уплаты. Штраф — 20% от суммы, подлежащей перечислению, если налог не удержан или перечислен не полностью.

Важное различие:

• Если налог удержан с работника, но перечислен с опозданием — только пени, штраф по статье 123 НК РФ не применяется.
• Если налог не удержан вовсе — штраф 20% и обязанность доудержать налог с последующих выплат.
• Если налог удержан, но не перечислен — штраф 20% плюс пени за весь период.

Пени считаются по формуле: сумма недоимки × ставка рефинансирования (ключевая ставка) ÷ 300 × количество дней просрочки. Для организаций с просрочкой более 30 дней ставка пеней повышается — за последующие дни она составляет 1/150 ключевой ставки за каждый день.

Пример расчёта: предположим, НДФЛ с отпускных — 100 000 ₽, просрочка 10 дней. Пени составят примерно 100 000 × (ключевая ставка ÷ 300) × 10. При ставке 16% это около 530 ₽ — сумма небольшая, но она растёт с каждым днём, а штраф 20% от 100 000 ₽ — уже 20 000 ₽.

Как избежать проблем:

1. Ведите календарь сроков уплаты НДФЛ по всем выплатам месяца.
2. Проверяйте достаточность средств на ЕНС заранее — за 2-3 дня до 28-го числа.
3. Подавайте уведомление об исчисленных суммах не позднее 25-го числа.
4. При обнаружении просрочки — погасите недоимку и пени как можно быстрее: чем короче период, тем меньше потери.

Если ошибка произошла из-за технического сбоя или неверного ОКТМО, можно подать уточнённое уведомление и зачесть ошибочно уплаченную сумму. Но пени за фактический период просрочки всё равно начислят — их можно попытаться оспорить только при наличии смягчающих обстоятельств.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.