Как начислить страховые взносы в ЗУП: пошаговая инструкция

Расчет страховых взносов в ЗУП — одна из самых частых операций бухгалтера, но именно здесь возникает больше всего ошибок: неверный тариф, неправильная база или забытая настройка. Если сделать это неправильно, компания получит штрафы и пени от ФНС, а сотрудники — проблемы с будущей пенсией.

В этой инструкции разберем, как настроить программу, чтобы взносы считались автоматически и без ошибок. Вы узнаете, где проверить тарифы, как начислить взносы на зарплату и как отразить фиксированные платежи ИП за себя. Отдельно покажем, чем взносы для ИП отличаются от платежей самозанятых — и почему в последнем случае ЗУП вообще не нужен.

Пошаговый алгоритм подойдет и для новичков, и для опытных бухгалтеров, которые хотят перепроверить свои настройки.

Что нужно знать перед началом работы с начислением взносов в ЗУП

Прежде чем открывать «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и нажимать кнопку «Начислить взносы», важно понимать, что программа — это не калькулятор, а инструмент учёта. Она считает взносы на основании тех данных, которые вы в неё загрузили: начисленной зарплаты, кадровых документов, настроек учётной политики и тарифов. Если хотя бы один элемент настроен неверно, расчёт будет некорректным, а вы получите неверные данные для отчётности в СФР (Социальный фонд России) и налоговую.

Первое, что нужно проверить, — это дата начала эксплуатации программы и выбранный режим налогообложения. Для ИП на УСН «доходы» и для организаций на общем режиме логика расчёта взносов различается. В ЗУП это настраивается в разделе «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика». Там указывается, применяете ли вы пониженные тарифы, есть ли льготы, и какой способ уплаты взносов используется — напрямую в СФР или через налоговую (с 2023 года взносы, кроме взносов на травматизм, перечисляются в ФНС).

Второй важный момент — это кадровый учёт. ЗУП автоматически определяет, кто из сотрудников является застрахованным лицом, но только если в карточке сотрудника корректно заполнены дата приёма, дата рождения, СНИЛС и тип занятости (основное место работы или совместительство). Для совместителей и внешних совместителей действуют те же правила начисления взносов, но с нюансами: например, если сотрудник работает по договору ГПХ, взносы на травматизм не начисляются (кроме случаев, предусмотренных договором). Перед началом работы убедитесь, что все сотрудники заведены с полными реквизитами, иначе программа может «не увидеть» часть выплат.

Наконец, проверьте актуальность релиза программы. ЗУП регулярно обновляется под изменения законодательства: меняются лимиты предельной базы, ставки, коды бюджетной классификации (КБК). Если вы используете устаревший релиз, расчёт взносов будет выполнен по старым правилам, что приведёт к ошибкам в отчётности и штрафам. Обновление лучше делать до начала расчётного периода — в идеале в конце месяца, перед начислением зарплаты.

Кому необходимо использовать ЗУП для расчёта страховых взносов: возможности и ограничения

ЗУП — это специализированная программа для расчёта зарплаты и кадрового учёта, и её главная ценность в том, что она автоматизирует весь цикл: от начисления оклада до формирования отчётности. Она подходит организациям и ИП с сотрудниками, у которых есть хотя бы один наёмный работник по трудовому договору или договору ГПХ. Если у вас только ИП без сотрудников, ЗУП избыточна — для фиксированных взносов за себя достаточно «1С:Бухгалтерии» или даже ручного расчёта, так как сумма фиксированная и индексируется ежегодно, а 1% с дохода свыше 300 000 ₽ рассчитывается по данным налоговой декларации.

Ключевое ограничение ЗУП — она не предназначена для расчёта взносов с выплат самозанятым (плательщикам налога на профессиональный доход, НПД). Если вы привлекаете самозанятого, вы не начисляете страховые взносы с его вознаграждения — это его личная ответственность, и он платит 4% с доходов от физлиц или 6% с доходов от юрлиц и ИП. В ЗУП такие выплаты оформляются как «Выплата бывшему сотруднику» или через документ «Прочие доходы», но взносы с них не считаются. Это важно помнить, чтобы не завысить базу и не переплатить.

ЗУП также не заменит расчёт взносов для ИП на патенте или для тех, кто совмещает режимы, если у вас нет сотрудников. Для ИП с сотрудниками на патенте ЗУП подходит, но настройки тарифов будут отличаться: например, на патенте можно применять пониженные тарифы для части сотрудников. Программа позволяет это настроить, но только при корректном заполнении карточек сотрудников и кодов тарифа. Если вы сомневаетесь в настройках, лучше обратиться к специалисту 1С или использовать встроенную проверку «Проверка расчёта взносов» — она покажет, какие суммы и по каким основаниям начислены.

Ограничение по количеству сотрудников: ЗУП не имеет жёсткого лимита, но при большом штате (от 100 человек) скорость расчёта может снижаться. В этом случае рекомендуется использовать версию «ЗУП КОРП», которая поддерживает сложные графики и филиалы. Для малого бизнеса с 1–20 сотрудниками базовой версии ЗУП достаточно, и она полностью покрывает задачи по начислению взносов и сдаче отчётности.

Облагаемые выплаты и тарифы: как они отражаются в программе

В ЗУП база для начисления страховых взносов формируется автоматически из начислений, которые помечены в программе как облагаемые. По умолчанию облагаются все выплаты по трудовым договорам: оклад, премии, надбавки, компенсации за неиспользованный отпуск, больничные за первые три дня (за счёт работодателя). Не облагаются: пособия по уходу за ребёнком, материальная помощь до 4 000 ₽ в год, компенсации за использование личного автомобиля, суточные в пределах норм. В ЗУП для каждого вида начисления в карточке есть флажок «Облагается страховыми взносами» — если он снят, выплата не попадёт в базу.

Тарифы взносов в ЗУП задаются в разделе «Настройка» → «Тарифы страховых взносов». По умолчанию программа использует общий тариф: 30% — из них 22% на обязательное пенсионное страхование (ОПС) с предельной базы, 5,1% на обязательное медицинское страхование (ОМС) без предельной базы, 2,9% на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства (ВНиМ) с предельной базы. Сверх предельной базы (в 2025 году она индексируется ежегодно) взносы на ОПС начисляются по ставке 10%, на ВНиМ — 0%. Взносы на травматизм (от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска) настраиваются отдельно в карточке организации.

Если вы применяете пониженные тарифы (например, для ИТ-компаний или субъектов малого предпринимательства, у которых с выплат свыше МРОТ взносы начисляются по ставке 15%), в ЗУП нужно указать код тарифа в учётной политике. Программа сама разделит базу на часть в пределах МРОТ и сверх МРОТ и применит разные ставки. Важно не забыть установить дату начала применения пониженного тарифа, иначе расчёт будет выполнен по общему правилу.

Для ИП без сотрудников ЗУП не используется — фиксированные взносы за себя рассчитываются по данным налоговой декларации, и в программе их можно только отразить вручную для уменьшения налога на УСН. Для самозанятых взносы добровольны, и в ЗУП они не начисляются вовсе, так как самозанятый не является застрахованным лицом в системе обязательного соцстрахования.

Пошаговая инструкция: настройка и расчёт страховых взносов в ЗУП

Шаг 1. Проверьте учётную политику. Зайдите в «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика». Убедитесь, что указан правильный режим налогообложения (УСН, ОСНО, патент) и код тарифа страховых взносов. Для большинства организаций это «Тариф 01 — общий». Если вы применяете пониженный тариф, выберите соответствующий код из списка.

Шаг 2. Заполните карточки сотрудников. В разделе «Кадры» → «Сотрудники» откройте карточку каждого работника. Проверьте, что заполнены: дата рождения, СНИЛС, ИНН, тип занятости (основное место работы или совместительство), дата приёма. Для совместителей укажите признак «Внешний совместитель», иначе программа может некорректно рассчитать взносы с выплат по совместительству.

Шаг 3. Настройте виды начислений. В разделе «Настройка» → «Начисления» проверьте, что для всех выплат, которые вы планируете начислять, установлен флажок «Облагается страховыми взносами». Для необлагаемых выплат (например, материальная помощь) флажок должен быть снят. Если вы создаёте новое начисление, выберите в поле «НДФЛ» и «Страховые взносы» правильные коды дохода.

Шаг 4. Начислите зарплату. Выполните документ «Начисление зарплаты и взносов» за расчётный месяц (раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты»). В документе заполните сотрудников и суммы начислений. После проведения документа нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически рассчитает взносы по каждому сотруднику и выведет их в табличной части на вкладке «Страховые взносы».

Шаг 5. Проверьте результат. Откройте вкладку «Страховые взносы» в документе начисления. Убедитесь, что суммы взносов соответствуют ожидаемым: для каждого сотрудника указаны база, ставка и сумма по каждому виду взносов (ОПС, ОМС, ВНиМ, травматизм). Если какая-то сумма равна нулю, проверьте, не превышена ли предельная база или не снят ли флажок облагаемости.

Шаг 6. Сформируйте отчётность. После начисления взносов перейдите в раздел «Отчётность» → «Регламентированная отчётность» и сформируйте форму РСВ (расчёт по страховым взносам) или персонифицированные сведения (ЕФС-1). Программа заполнит их автоматически на основании данных начисления. Перед отправкой обязательно запустите встроенную проверку «Проверка заполнения» — она выявит ошибки.

Сравнение: ЗУП, 1С:Бухгалтерия и ручной расчёт — что выбрать

Выбор инструмента для расчёта страховых взносов зависит от масштаба бизнеса и количества сотрудников. Ручной расчёт уместен только для ИП без сотрудников, которые платят фиксированные взносы за себя: сумма известна заранее, а 1% с дохода свыше 300 000 ₽ считается по данным декларации. Для ИП с сотрудниками ручной расчёт — это риск ошибок: нужно ежемесячно пересчитывать базу, учитывать предельные базы, применять разные тарифы для разных категорий сотрудников. Ошибка в расчёте приведёт к штрафам и пеням.

«1С:Бухгалтерия» (базовая версия) подходит для небольших организаций и ИП с сотрудниками, если у вас нет сложного кадрового учёта: нет графиков сменности, северных надбавок, совместителей. В «Бухгалтерии» есть блок расчёта зарплаты, но он упрощённый: он не ведёт кадровую историю, не считает отпускные и больничные, не формирует персонифицированный учёт. Если у вас 1–5 сотрудников с фиксированными окладами и без больничных, «Бухгалтерия» справится, но при первом же отпуске или больничном придётся считать вручную и вносить корректировки.

ЗУП — это полноценное решение для расчёта зарплаты и взносов. Она автоматически ведёт кадровый учёт, считает отпускные, больничные, пособия, начисляет взносы с учётом всех нюансов (предельные базы, пониженные тарифы, договоры ГПХ). ЗУП интегрируется с «1С:Бухгалтерией» через обмен данными: после начисления зарплаты в ЗУП вы выгружаете проводки в бухгалтерскую программу, и там автоматически формируются проводки по взносам. Это экономит время и исключает ошибки при переносе данных.

Практический совет: если у вас до 5 сотрудников и вы не планируете расширяться, можно начать с «1С:Бухгалтерии», но заложить бюджет на переход на ЗУП при росте штата. Если у вас уже есть сотрудники с разными графиками, совместители или договоры ГПХ, сразу выбирайте ЗУП — переучиваться и переносить данные будет сложнее. Для ИП без сотрудников ЗУП не нужна — достаточно «Бухгалтерии» или даже налогового калькулятора на сайте ФНС.

Типичные ошибки при начислении взносов в ЗУП и как их исправить

Ошибка 1: неверно заполнена карточка сотрудника. Если у сотрудника не указан СНИЛС или дата рождения, программа может не начислить взносы на ОПС или начислить их по неправильному тарифу. Исправление: откройте карточку сотрудника, заполните все обязательные поля, затем пересчитайте документ начисления — нажмите «Перезаполнить» и «Рассчитать».

Ошибка 2: снят флажок «Облагается страховыми взносами» у начисления. Это частая причина нулевых взносов: вы начислили премию, но в карточке начисления флажок снят, и взносы не посчитались. Исправление: в разделе «Настройка» → «Начисления» найдите нужный вид начисления, установите флажок и пересчитайте документ.

Ошибка 3: не настроен тариф. Если вы применяете пониженный тариф, но в учётной политике указан общий, программа начислит взносы по 30%, и вы переплатите. Исправление: проверьте код тарифа в «Учётной политике», при необходимости измените и пересчитайте начисления за все месяцы, где была ошибка.

Ошибка 4: не учтена предельная база. ЗУП автоматически отслеживает превышение предельной базы, но только если вы корректно заполнили данные о доходах сотрудника с начала года. Если сотрудник устроился в середине года и вы не указали его доходы с предыдущего места работы, программа может начислить взносы по полной ставке, хотя база уже превышена. Исправление: в карточке сотрудника в разделе «Доходы с предыдущего места работы» укажите справку о доходах, затем пересчитайте взносы.

Ошибка 5: неверно настроен договор ГПХ. Для договоров ГПХ взносы на травматизм не начисляются, но в ЗУП это нужно указать в карточке договора. Если этого не сделать, программа начислит лишние взносы. Исправление: откройте документ «Договор ГПХ», снимите флажок «Начислять взносы на травматизм» и пересчитайте.

После исправления любой ошибки обязательно пересчитайте документ начисления и проверьте отчётность. Если вы уже сдали РСВ с ошибкой, подайте уточнённый расчёт — это снизит риск штрафа, если вы сами обнаружили ошибку до проверки.

Как проверить начисленные взносы и сформировать отчётность в фонды

Проверка начисленных взносов в ЗУП начинается с документа «Начисление зарплаты и взносов». Откройте вкладку «Страховые взносы» и сравните суммы с контрольными цифрами: для каждого сотрудника база по ОПС, ОМС и ВНиМ должна соответствовать сумме облагаемых начислений. Если вы знаете, что за месяц сотрудник получил 100 000 ₽, и все выплаты облагаемые, то база по каждому виду взносов должна быть равна 100 000 ₽ (пока не превышена предельная база). Сумма взносов считается как база × ставка: для ОПС — 22%, для ОМС — 5,1%, для ВНиМ — 2,9%. Если у вас пониженный тариф, проверьте, что программа разделила базу на часть в пределах МРОТ и сверх МРОТ.

Дополнительный инструмент проверки — отчёт «Анализ взносов в фонды» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает сводные данные по всем сотрудникам за выбранный период: начисленные взносы по каждому виду, базу, суммы превышения предельной базы. Этот отчёт удобно использовать для сверки с бухгалтерским учётом и с данными налоговой.

После проверки можно формировать отчётность. В ЗУП есть два основных отчёта: РСВ (расчёт по страховым взносам) — сдаётся в налоговую ежеквартально, и ЕФС-1 (персонифицированные сведения) — сдаётся в СФР ежемесячно. Оба отчёта формируются автоматически на основании данных начисления. Для РСВ перейдите в «Отчётность» → «Регламентированная отчётность», выберите период и нажмите «Заполнить». Программа подтянет данные из документов начисления. Перед отправкой запустите проверку «Проверка заполнения» — она выявит логические ошибки, например, если сумма взносов не сходится с базой.

Сроки сдачи: РСВ — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом; ЕФС-1 — не позднее 25 числа следующего месяца. За просрочку предусмотрены штрафы: за непредставление РСВ — 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки, но не менее 1 000 ₽; за ЕФС-1 — 1 000 ₽ за каждый месяц. Чтобы избежать штрафов, настройте в ЗУП напоминания о сроках сдачи или используйте календарь бухгалтера. После отправки отчётности сохраните квитанции о приёме — они подтвердят, что вы отчитались вовремя.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.