Как ИП оформить работника: пошаговая инструкция

Найм первого работника — это не просто «плюс один договор». С этого момента индивидуальный предприниматель становится работодателем: у него появляются обязанности по кадровому учёту, расчёту зарплаты, уплате НДФЛ и страховых взносов, а также отчётность и уведомления в государственные органы. Ошибки на старте обходятся дорого — от штрафов за работу без договора до претензий при проверках.

Разберём, когда ИП обязан оформить сотрудника по трудовому договору, а когда достаточно ГПХ, что меняется после найма первого работника и какие шаги нужно пройти: от заявления и документов до подписания договора и приказа. Отдельно остановимся на выборе типа договора, сроках уведомлений в СФР, ФНС и военкомат, расчёте зарплаты, налогов и взносов, а также на том, как вести кадровый учёт без штатного кадровика. В конце — о штрафах за нарушения, чтобы вы могли выстроить оформление правильно с первого раза.

Когда ИП обязан оформить работника, а когда можно обойтись ГПХ

Первый вопрос, который стоит решить до любых бумаг: нужен вам именно работник (трудовой договор) или исполнитель по договору гражданско-правового характера (ГПХ — подряд или возмездное оказание услуг). Разница не в названии документа, а в сути отношений: по трудовому договору человек подчиняется вашему режиму, работает по графику, получает зарплату дважды в месяц и подчиняется Правилам внутреннего трудового распорядка. По ГПХ он сдаёт вам результат — и сам решает, когда и как его делать.

Закон не даёт выбирать «что удобнее»: если отношения фактически трудовые, суд и инспекция признают их трудовыми независимо от шапки договора. Типичные маркеры трудовых отношений: вы платите фиксированную сумму каждый месяц, человек работает на вашем оборудовании, подчиняется вашему графику, занимает должность в штатном расписании, выполняет одну и ту же функцию бесконечно долго. Если всё это есть — оформляйте трудовой договор, иначе рискуете доначислениями и штрафами.

ГПХ уместен под разовую задачу: сверстать сайт, сшить партию, провести аудит, разово отвезти груз. Признаки, что ГПХ подходит: есть конкретный результат, срок и объём, исполнитель сам организует работу, вы не контролируете его рабочий день.

Отдельно про самозанятых: плательщик НПД (налог на профессиональный доход) не может нанимать работников по трудовым договорам и не может перепродавать чужие товары — режим применяется только к своим услугам, работам и товарам собственного производства (ст. 2, 4 ФЗ-422). Поэтому если вы на НПД и хотите взять сотрудника в штат, придётся сначала сменить режим — например, перейти на УСН (упрощённую систему налогообложения) или патент.

Что меняется у ИП после найма первого сотрудника

Найм первого работника — это не просто «плюс один договор». У вас появляется целый пласт обязанностей, которых у ИП без сотрудников не было.

• Вы становитесь страхователем. Нужно встать на учёт в СФР (Социальный фонд России, объединил ПФР и ФСС) как работодатель. По общему правилу это происходит автоматически после сдачи первого отчёта, но лучше подать сведения сразу, чтобы не пропустить сроки.
• Появляется кадровый учёт. Штатное расписание, приказы о приёме, личные карточки, график отпусков, табели учёта рабочего времени — всё это теперь ваша зона ответственности, даже если у вас два человека.
• Меняется расчёт налогов и взносов. Вы платите НДФЛ (налог на доходы физических лиц) с зарплаты работника как налоговый агент и страховые взносы за него из своих средств.
• Появляются отчёты. Ежемесячные и ежеквартальные формы в СФР и ФНС, уведомления об исчисленных налогах.
• Растёт риск штрафов. За работу без оформления, за просрочку отчётов и за ошибки в договоре отвечает ИП лично, вплоть до имущества.

Практический совет: если сотрудников пока один-два, вести кадры можно самостоятельно, без кадровика, — но нужно один раз настроить шаблоны документов и календарь отчётов. Об этом ниже.

Пошаговый порядок приёма: от заявления до подписи в трудовом договоре

Порядок приёма одинаков для любого ИП, меняется только объём бумаг. Вот последовательность действий.

1. Согласуйте условия. Должность, оклад, режим работы, место работы, дата начала. Убедитесь, что должность есть в штатном расписании (если оно у вас есть — для микробизнеса оно не обязательно, но удобно).
2. Получите заявление о приёме. По ТК РФ заявление не обязательно, но на практике его берут: это подтверждение добровольности. В заявлении — должность, дата начала, оклад, подпись.
3. Ознакомьте работника с локальными актами под подпись: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о персональных данных, при наличии — Положение о премировании. Если таких актов нет, их нужно подготовить заранее.
4. Заключите трудовой договор в двух экземплярах. Один — работнику, один — вам. В договоре обязательны: ФИО и реквизиты сторон, место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим работы и отдыха, условия охраны труда, условие об обязательном соцстраховании.
5. Издайте приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или собственный шаблон). Ознакомьте работника под подпись. С 2021 года приказ можно не издавать, если есть трудовой договор, но для внутреннего порядка лучше его иметь.
6. Внесите запись в трудовую книжку, если работник её ведёт на бумаге. Если он выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК), вы просто подаёте сведения в СФР, а в бумажную ничего не пишете.
7. Заведите личную карточку работника (форма № Т-2) — по желанию, но удобно для учёта данных и отпусков.
8. Оформите СНИЛС, ИНН, реквизиты для зарплаты. Проверьте, что у работника есть СНИЛС; если нет — помогите оформить.

Сроки: договор подписывается до фактического допуска к работе. Если человек уже вышел, а договор не оформлен, у вас есть три рабочих дня, чтобы это исправить, — иначе это уже нарушение.

Какие документы готовит работник, а какие — ИП

Чтобы не бегать за бумагами в последний день, разделите пакет заранее.

Важно: запрещено требовать документы, не предусмотренные законом. Например, нельзя требовать справку о беременности или о семейном положении. Если должность связана с материальной ответственностью, может понадобиться договор о полной материальной ответственности — но только для должностей из перечня, утверждённого Минтрудом.

Копии документов храните в личном деле работника. Согласие на обработку персональных данных берите отдельно — это требование 152-ФЗ.

Срочный, бессрочный или ГПХ: какой договор выбрать под задачу

Выбор договора зависит от задачи, а не от желания сэкономить на взносах.

Срочный договор можно заключить только по основаниям из ст. 58–59 ТК РФ: сезонные работы, временное расширение, замена отсутствующего, работы заведомо ограниченного объёма. Если основания нет, а вы заключили срочный — суд признает его бессрочным.

ГПХ выгоден по взносам, но опасен переквалификацией. Инспекция смотрит на суть: если исполнитель ходит в офис по графику, получает одинаковую сумму каждый месяц и подчиняется вашим приказам — это трудовые отношения. Последствия: доначисление НДФЛ, взносов, штрафы и пени.

Практический вывод: если работа постоянная и вы контролируете процесс — оформляйте бессрочный трудовой. Если задача разовая с чётким результатом — ГПХ. Срочный — только когда есть законное основание.

Уведомления в СФР, ФНС и военкомат: куда и в какие сроки

После приёма работника ИП обязан подать несколько уведомлений. Сроки нарушать нельзя — за просрочку штрафуют.

1. СФР (Социальный фонд). Сведения о приёме по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Это ключевое уведомление: без него работник не учтён как застрахованный.
2. ФНС. Отдельного уведомления о приёме в налоговую нет, но вы обязаны сдавать отчётность как налоговый агент: уведомление об исчисленных суммах НДФЛ (по общему правилу — до 25 числа), расчёт 6-НДФЛ (ежеквартально), персонифицированные сведения (ежемесячно). Также встаньте на учёт как работодатель, если ещё не состоите.
3. Военкомат. Если работник — военнообязанный, нужно уведомить военный комиссариат о приёме на работу. Срок — в течение 5 дней (по правилам воинского учёта). Форма и способ зависят от региона; уточните в своём военкомате или через портал госуслуг.
4. СФР о стаже и взносах. Ежемесячно сдавайте персонифицированные сведения, ежеквартально — ЕФС-1 с расчётом взносов.

Совет: заведите календарь отчётов с напоминаниями. Просрочка даже на день — штраф. Для СФР — от 500 ₽ за документ, для ФНС — до 1000 ₽ и блокировка счёта при задержке более 10 дней.

Расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов за работника: что платит ИП

Зарплата — это не только оклад, который вы отдаёте на руки. Из начисленной суммы удерживается НДФЛ, а сверху ИП платит страховые взносы из своих средств.

НДФЛ. По общему правилу ставка 13% с дохода до 5 млн ₽ в год и 15% с превышения. ИП выступает налоговым агентом: удерживает налог из зарплаты работника и перечисляет в бюджет. Срок — не позднее следующего дня после выплаты (для больничных и отпускных — до конца месяца).

Страховые взносы. ИП платит за работника взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование (включая ВНиМ — временную нетрудоспособность и материнство) и на травматизм. Тарифы зависят от категории плательщика и вида деятельности; для малого бизнеса действуют пониженные тарифы с части выплат. Точные проценты уточняйте в актуальной редакции НК РФ или через сервисы ФНС — они меняются.

Пример расчёта (условный). Оклад работника — 100 000 ₽ в месяц. НДФЛ 13% = 13 000 ₽, на руки — 87 000 ₽. Взносы ИП платит сверху из своих средств: по общим тарифам это порядка 30% от суммы начисления, то есть ≈ 30 000 ₽. Итого расход ИП — около 130 000 ₽ в месяц. Цифры условные, для иллюстрации.

Сроки выплаты зарплаты: не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты — в трудовом договоре или Правилах внутреннего трудового распорядка, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода.

Не забудьте про районные коэффициенты и северные надбавки, если работаете в соответствующих регионах.

Кадровый учёт без кадровика: график, отпуска, больничные, приказы

Если у вас один-два сотрудника, кадровый учёт реально вести самому. Вот минимальный набор документов и действий.

• Штатное расписание. Не обязательно для микробизнеса, но удобно: фиксирует должности и оклады. Можно не вести, если у вас один работник.
• График отпусков. Обязателен, если есть хотя бы один работник. Утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. Отпуск — 28 календарных дней в год минимум, можно делить на части, одна из которых не менее 14 дней.
• Табель учёта рабочего времени. Нужен для расчёта зарплаты и больничных. Форма — Т-12 или Т-13, либо собственный шаблон.
• Больничные. Работник приносит электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Вы рассчитываете пособие: первые три дня — за счёт ИП, с четвёртого — за счёт СФР. Размер зависит от страхового стажа работника.
• Приказы. О приёме, переводе, отпуске, увольнении, поощрении, дисциплинарном взыскании. Храните в отдельной папке.
• Личные карточки Т-2. Ведутся по желанию, но упрощают учёт.
• Журналы. Учёт приказов, учёт трудовых книжек (если бумажные), учёт движения работников.

Хранение: личные дела и приказы — 50 лет, табели и графики — 5 лет, документы по взносам — не менее 6 лет. Электронные документы храните с ЭЦП.

Автоматизация: для микробизнеса хватает облачного сервиса за небольшую сумму — он сам формирует приказы, табели и отчёты. Это дешевле, чем нанимать кадровика.

Штрафы за работу без договора и ошибки в оформлении

Работа без оформления — самое дорогое нарушение для ИП. Инспекция выявляет его по жалобам, проверкам и анализу банковских операций.

• Уклонение от трудового договора. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽ за каждого работника. При повторном нарушении — до 20 000 ₽ или дисквалификация.
• Фактический допуск без договора. Если человек уже работает, а договор не подписан, — тот же штраф, плюс доначисление НДФЛ и взносов за весь период.
• Просрочка уведомления в СФР. Штраф от 500 ₽ за каждый документ.
• Просрочка отчётности в ФНС. Штраф до 1000 ₽ за каждый месяц, при задержке более 10 дней — блокировка расчётного счёта.
• Невыплата зарплаты в срок. Компенсация работнику — не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки, плюс штраф до 50 000 ₽ для ИП.
• Переквалификация ГПХ в трудовой. Доначисление НДФЛ, взносов, пеней и штрафов. Сумма может быть кратной экономии на взносах.

Что делать, чтобы не попасть: оформите договор до фактического допуска, поставьте календарь отчётов, проверяйте основания для срочного договора и не подменяйте трудовые отношения ГПХ ради экономии. Если сомневаетесь — проконсультируйтесь с юристом или бухгалтером: цена консультации несопоставима со штрафами.

Информационный сервис. Не является финансовой рекомендацией. Окончательные условия уточняйте на сайте банка.